Review Bitrix24: Trở thành Account vạn năng mà Client luôn săn đón! – Phần 3

Bài viết mang đến cho bạn đọc cái nhìn đầy đủ hơn về Bitrix24 và đi sâu khai thác những công cụ hỗ trợ đắc lực dành cho Account.

Bài viết có thể chứa quan điểm riêng của tác giả.

Tiếp nối phần 2, ở phần này, tôi sẽ review về những tính năng hay dùng và mở rộng các khái niệm khác một cách đầy đủ hơn.

Bộ công cụ phục vụ cho Meeting Online 24/7 cần phải kể đến là Conferencing call và Calendar:

Calendar: Hầu hết các Account Manager (AM) đều hiểu việc đặt một lịch họp online 30 phút cho cả team và Client sẽ vất vả như thế nào. “Chị ơi, hôm nay chị rảnh lúc nào để em book lịch họp team?”, “Chị ơi, team em báo bận khung giờ này, chị chuyển sang giờ khác giúp em được không?”, “Chị ơi, xác nhận lịch meeting giúp em nhé!”... là những câu nói quen thuộc đến mức ám ảnh của mỗi Account.

Thấu hiểu điều này, Bitrix24 mang đến nhiều tính năng độc đáo, có thể kể đến như:

• Cho phép đồng bộ lịch làm việc của cả team và Client để đề nghị khung thời họp phù hợp nhất trong ngày, khi tất cả mọi người đều có thể tham gia.
• Dễ dàng kết nối với Conferencing call cho Client. (Phần này mình sẽ nói kỹ ngay bên dưới nhé).
• Ngoài ra, nếu liên kết Calendar này với CRM (đã đồng bộ thông tin của khách hàng), bạn sẽ có thể chăm sóc Client tốt hơn. Ví dụ như gửi email chúc mừng sinh nhật, chúc mừng ngày thành lập công ty...

Ảnh minh hoạ: bitrix24

Conferencing call: Nếu tính năng Video call được tạo ra dành cho việc trao đổi nội bộ, có thể thực hiện cuộc gọi ngay khi cần, thì Conferencing Call dùng để giao tiếp với Client với nhiều ưu điểm nổi bật:

• Tạo Conference Meeting nhanh và chỉ cần gửi link cho Client để tham dự. Bạn có thể chọn tạo mật khẩu hoặc không.
• Client có thể tham gia meeting bằng cách click vào link, nhập password (nếu có) mà không cần phải đăng ký tài khoản Bitrix24.
• Không giới hạn thời gian cuộc gọi
• Conferencing Call chất lượng HD (tính năng đang được thử nghiệm)
• Số lượng người dùng có thể tham gia cuộc họp cùng lúc là 24 người. Đây là số lượng hợp lý nhằm đảm bảo chất lượng cuộc gọi.
• Các công cụ hỗ trợ conferencing call một cách chuẩn mực
  • Screen sharing: Cho phép lựa chọn chia sẻ một phần mềm, một màn hình cụ thể.
  • Grid/Presenter view: Chế độ Presenter view thông minh cho phép phát hiện người đang nói để chuyển màn hình chính.
  • Conference recording: Lưu lại video buổi họp.
  • Tuỳ chỉnh Background...

Có thể thấy, Bitrix24 có khá nhiều công cụ hỗ trợ Account khi làm việc với Client.

Ảnh minh hoạ: bitrix24

Chắc hẳn, Account cũng gặp không ít rắc rối khi làm việc với team nội bộ, vì phải quản lý nhiều dự án cùng lúc, đồng thời phải kết nối và làm việc với nhiều team chức năng khác nhau. Thông thường, mỗi Account sẽ quản lý hiệu quả nhất với số lượng từ 2 đến 4 dự án cùng một thời điểm.

Như đã đề cập đến ở phần 2, tính năng Workgroup sẽ giúp Account quản lý được nhiều dự án với những yêu cầu, deadlines... không giống nhau. Tuy nhiên, chỉ tính việc chuyển đổi qua lại từ dự án này sang dự án khác để xử lý task đã đủ khiến Account đau đầu. Chưa kể trường hợp khi quá tập trung vào một dự án, bạn có thể bỏ quên những dự án khác còn đang dang dở. Tính năng Tasks & Projects Management sẽ giúp Account giải quyết nỗi lo này.

Tasks Management bao gồm:

• Task từ dự án của các Client mà bạn chịu trách nhiệm điều phối.
• Task do sếp giao nhưng không thuộc bất kỳ một project nào.
• Task hỗ trợ đồng nghiệp.
• Những task mang tính cá nhân.

Kết hợp với tính năng Important only và Auto focus, bạn sẽ dễ dàng có được bức trang tổng thể về những việc cần làm trong ngày. Cụ thể:

• Important only giúp bạn dễ dàng nắm được trạng thái của task Overdue, gần đến Deadline, đang On-going hay có New/ Unread comment nào không... Bạn có thể chọn chế độ hiển thị ở dạng List hoặc Kanban Bên cạnh đó, bạn cũng biết được chính xác task thuộc Workgroup nào.
• Auto focus giúp bạn hạn chế làm phiền những người khác trong cùng 1 task hay group task bằng công cụ pings. Cụ thể:
  • Comment với chế độ chỉ những người liên quan nhận được thông báo.
  • Di chuyển những công việc quan trọng lên đầu.
  • Xác định những Action quan trọng phụ thuộc vào Task role.

Ảnh minh hoạ: bitrix24

Projects Management là nơi quản lý tất cả những dự án mà bạn đang sở hữu hoặc được mời vào. Nhìn chung, nguyên lý quản lý Projects tương tự với quản lý tasks, nhưng cũng sở hữu những điểm nổi bật:

• Màn hình tổng quan tất cả projects giúp bạn biết được
  • Tiến độ thực hiện dự án dựa trên số lượng task được hoàn thành.
  • Thời điểm bắt đầu và kết thúc của mỗi dự án.
  • Tổng số task đang On-going tại thời điểm theo dõi.
• Slider in Project: Khi xem chi tiết project, Bitrix24 cho phép hiển thị ở dạng slider trên cùng 1 màn hình, mà không cần phải thao tác chuyển đổi qua lại giữa các dự án.

Sở hữu khá nhiều tính năng hữu ích, Bitrix24 sẽ là một trong những công cụ hỗ trợ đắc lực cho Agency. Ngoài ra, bạn cũng có thể nghiên cứu và áp dụng cho nhiều lĩnh vực khác.

Kara – Admin Martech for Marketing