Hành trình trở thành “tỷ phú thời gian” bằng checklist công việc hiệu quả

Quản lý thời gian và lập kế hoạch là một trong số những kỹ năng thiết yếu mỗi người cần có. Ai cũng đều có 24h/ngày như nhau, sự khác biệt là người thì giải quyết được khối lượng công việc khổng lồ, mang lại hiệu quả lớn, còn người thì không.

Bài viết là chia sẻ của tác giả Trần Hoàng Ngọc Tâm.

Rất nhiều người luôn không có đủ thời gian để hoàn tất công việc trong ngày. Có thể nói, việc này xảy ra là do chưa sắp xếp hợp lý, chưa biết ưu tiên thứ tự công việc và tận dụng tốt quỹ thời gian của mình. Nếu bạn vẫn còn đang loay hoay với “mớ” công việc thường ngày, hãy xem qua bài viết dưới đây để tiếp thêm kinh nghiệm cho mình nhé.

Kỹ năng sắp xếp và quản lý thời gian trong công việc

Trước khi đi vào các thói quen để luyện tập kỹ năng quản lý và sắp xếp thời gian trong công việc, bạn hãy phân rõ 3 nhóm công việc sẽ gặp trong một ngày:

1. Nhóm công việc ngắn hạn theo lịch trình (bao gồm việc phải làm hằng ngày trong khối lượng công việc của mỗi người)
2. Nhóm công việc dài hạn (việc không cần làm ngay, không gấp rút, thường sẽ từ những công việc ngắn hạn để gộp thành nhóm công việc dài hạn này)
3. Nhóm công việc phát sinh đột xuất

Những rối ren hay mắc phải:

• Không phân biệt rõ nhóm công việc ngắn hạn và dài hạn.
• Tập trung không đúng việc cần phải làm, việc ngắn hạn cần làm ngay thì lại bị chi phối bởi những công việc dài hạn không đem lại chuyển đổi trong ngày.
• Lan man, tập trung vào những vấn đề giải trí, vui chơi của bản thân quá nhiều
• Lãng phí thời gian vì không thể tự kiểm soát chính mình, hay bị lưỡng lự giữa nhiều việc
• Bị phân tâm khi có các công việc đột xuất phát sinh và không biết cách sắp xếp dẫn tới bị trì hoãn việc thường ngày
• Đảm nhiệm quá nhiều trách nhiệm nên không kiểm soát hiệu quả công việc
• Không dành thời gian ngoài giờ để hoàn tất phần việc làm dở dang trong ngày
• Tập trung quá nhiều vào nhóm việc ngắn hạn mà không quan tâm đến nhóm dài hạn, dẫn đến việc chỉ giải quyết được những công việc trong ngày mà không mang yếu tố lâu dài và đầu tư cho bản thân
• Không checklist công việc rõ ràng dẫn tới khó kiểm soát được khối lượng công việc

Nếu bạn đã từng mắc phải các câu chuyện bên trên, điều bạn cần thay đổi là gì?

1. Việc hôm nay phải bắt đầu từ tối hôm trước

Thói quen của tôi là luôn checklist công việc từ buổi tối ngày hôm trước, để qua sáng hôm sau không cần phải checklist công việc và tốn thời gian nghĩ mình nên làm gì. Bạn nên luyện tập thói quen này để đầu ngày vào công ty, lớp học, biết được đâu là là việc mình sẽ làm và nên làm đầu tiên.

Nếu bạn có thói quen đặt câu hỏi cho bản thân “Hôm nay mình sẽ làm gì?”, thì khi đã có sự chuẩn bị trước, bạn sẽ thay bằng “Việc đó nên làm như thế nào để đạt hiệu suất nhanh nhất?” – đúng trọng tâm vấn đề và mọi thứ sẽ được thực hiện có mục đích, đạt được hiệu quả cao và thời gian tối ưu.

Một số công cụ mà tôi thường dùng để checklist công việc hằng ngày là winCRM, Trello, ghichu.vn, Google keep... Tùy tính chất công việc mà bạn lựa chọn công cụ cho phù hợp.

2. Cách checklist công việc hiệu quả

Bạn cần căn cứ vào 4 yếu tố sau đây:

• Mục tiêu dài hạn
• Mục tiêu ngắn hạn
• Công việc trong bổn phận phải làm
• Công việc làm thêm để nâng cao khối lượng

Trong checklist và báo cáo công việc, có những nhóm người sau đây:

1. Nhóm không tin vào bản thân: Checklist công việc “bèo bọt”, nghĩ rằng mình chỉ làm được chừng đó công việc mà thôi. Vì tâm lý đó nên làm việc không cần quá nỗ lực, chỉ làm đúng theo bổn phận hằng ngày, có khi không đáp ứng hết được thì ngày hôm sau checklist ít lại vì nghĩ là quá sức.
2. Nhóm vô tư: Có checklist đầy đủ nhưng do không biết mình nên làm gì trước, làm gì sau, không kiểm soát được khối lượng việc và làm chậm hơn tiến độ dự tính, dẫn tới làm không đến nơi đến chốn.
3. Nhóm an phận thủ thường: Chỉ làm đúng phần việc trong ngày. Nhóm này đáp ứng được nhóm việc ngắn hạn nhưng không thoả được nhóm việc dài hạn.
4. Nhóm làm việc thông minh: Checklist đúng khối lượng và năng lực bản thân, hiệu quả cao, có chuyển đổi trong ngắn hạn và dài hạn.

Để có được một checklist đúng đắn cho từng ngày, trước đó bạn cần chuẩn bị:

• Bảng nguyện vọng cuộc đời bao gồm định vị bản thân và những điều mong muốn đạt được trong tương lai
• Bảng mục tiêu dài hạn trong 3-5 năm tới mình sẽ là ai
• Bảng mục tiêu ngắn hạn theo năm (ví dụ, trong năm 2020, khối lượng công việc và nguyên vọng của bạn như thế nào?)
• Checklist khối lượng công việc theo tháng: Bao gồm các đầu việc lớn trong tháng cần giải quyết
• Checklist công việc theo ngày: Sau khi đã có cái nhìn khái quát về bản thân qua những bước trên, phải có checklist khối lượng theo năm và theo tháng thì mới căn cứ vào đó để lên checklist ngày

Tuỳ tính chất công việc của mỗi người sẽ có checklist khác nhau. Các checklist dài hạn sẽ thường xuyên thay đổi do bị ảnh hưởng bởi các yếu tố ngắn hạn.

Ví dụ: Tôi định vị bản thân là Content Creator và Marketer. Với những kế hoạch dài hạn, tôi sẽ có một số nhóm việc như sau:

• Lên chiến lược nội dung và sáng tạo nội dung cho các hoạt động content marketing của công ty
• Xây website riêng (ngaocontent.com)
• Phát triển blog riêng đặt thứ hạng cao nằm trong top 1.000 Alexa trong năm 2020
• Tham gia vào các vị trí khác nhau trong các dự án của công ty (account manager của VOZForums...)

Từ những mục tiêu và kế hoạch dài hạn này, tôi sẽ có hướng triển khai trong ngắn hạn theo tháng, theo ngày.

Ngoài ra, công ty tôi áp dụng mô hình Quản trị mục tiêu công việc theo OKRS, đây là hình thức khác với KPIs thường biết đến. Trong mô hình OKRs, đội ngũ phải biết được điều gì là quan trọng nhất trong 3 tháng hoặc 1 năm tới. Lãnh đạo của công ty sẽ là người dẫn đầu, dẫn dắt và truyền tải mục tiêu quan trọng, tầm nhìn và sứ mệnh của công ty. Việc cả team đi đúng hướng, cùng tập trung vào những mục tiêu lớn nhất sẽ giúp loại bỏ những công việc thừa thãi không cần thiết, tiết kiệm thời gian và tài nguyên cho công ty.

Cách tôi sắp xếp khối lượng công việc và mục tiêu ngắn hạn của bản thân cũng bị ảnh hưởng rất nhiều bởi những OKRs của lãnh đạo công ty và đội quản lý. Vì vậy mỗi giai đoạn hay trường hợp khác nhau sẽ có thay đổi sao cho phù hợp.

Đây là trường hợp dành riêng cho các bạn đang làm việc tại các công ty áp dụng OKRS. Còn nếu công việc của các bạn vẫn áp dụng KPIs thì vẫn không sao, miễn là bạn có cách sắp xếp và quản ký công việc thông minh vẫn sẽ tạo ra chuyển đổi. Hãy viết đầy đủ và rõ ràng ra các checklist công việc của bạn, không lẫn lộn các công việc riêng biệt vào cùng một hàng, không bỏ qua những nhiệm vụ nhỏ nhặt và nhớ ghi chi tiết thời gian phân chia cho từng việc đó.

Có lẽ bạn nên phân nhóm và đặt màu cho các hoạt động. Ví dụ:

• Việc làm chuyển đổi ngay hay kiếm tiền từ bán hàng kinh doanh trong ngày để màu đỏ
• Việc lặt vặt trong nhà để màu đen
• Các hoạt động giải trí gây xao nhãng như xem video YouTube, truy cập mạng xã hội để màu xám

Cách phân biệt này sẽ giúp bạn hình dung ra cách sử dụng thời gian cho việc quan trọng và không quan trọng.

Một vấn đề khác là khi bạn đã checklist theo năm/ tháng và làm theo khối lượng đó nhưng vẫn chưa hiệu quả, thường do các nguyên nhân như sau:

• Checlist không đúng với định vị bản thân
• Chưa xác định bản thân sẽ trở thành ai và phát triển như thế nào nên làm không đúng những nhóm việc mang lại hiệu quả cao
• Có checklist nhưng không bám sát
• Checklist không cụ thể về thời gian và mục tiêu như thế nào
• Không tạo thói quen đọc lại checklist và thay đổi theo từng giai đoạn
• Không căn cứ vào khả năng, sở thích, niềm đam mê và sự phát triển của bản thân để lên kế hoạch công việc

Nếu bạn rơi vào tình trạng này, hãy nghiêm túc nhìn nhận bản thân và thực hiện lại trước khi tiếp tục lãng phí thời gian.

3. Cách sắp xếp công việc thông minh

Cách sắp xếp checklist để thực thi là một câu chuyện dài.

Quay lại với 3 nhóm việc chính trong ngày:

• Nhóm công việc ngắn hạn theo lịch trình
• Nhóm công việc dài hạn
• Nhóm công việc phát sinh đột xuất

Bạn có thể làm một cách đơn giản: Buổi sáng sẽ dành cho những công việc đòi hỏi tính sáng tạo và có khối lượng nặng nhất trong ngày (thường là nhóm công việc ngắn hạn theo lịch trình). Hãy tập trung hết mình để hoàn thành hết đầu việc trong một buổi.

Khi bạn đang làm các công việc nhóm, hay các nhóm việc không đem lại chuyển đổi ngay trong ngày, hãy tự đặt câu hỏi: “Việc này có thật sự quan trọng lúc này không? Có cần thiết phải làm ngay hay không? Dời việc sang ngày mai có bị ảnh hưởng gì không?...”. Đây là mẹo để bạn có thể phân biệt nhóm việc nào là cấp bách và không cấp bách.

Trong quá trình làm việc, sẽ có những lúc phát sinh những công việc đột xuất không mong muốn như sếp gọi đi họp, khách hàng ghé công ty mà không báo trước, gia đình có việc gấp... Những việc này có tính cấp bách cần thực hiện ngay, bắt buộc bạn phải tạm ngưng việc đang làm và hoàn thành tốt phần công việc phát sinh này. Sau đó mới có thể quay trở lại với khối lượng công việc trong ngày còn đang dở dang.

Biết rõ thời điểm làm việc hiệu quả nhất trong ngày của bản thân

“Những người giỏi việc sắp xếp thời gian biết cách phân bố sức lực cho từng thời điểm trong ngày”, Morgenstern nhấn mạnh. “Những người này nắm rõ thời điểm tốt nhất trong ngày cho từng việc một”.

Nếu bạn cảm thấy đầu óc mình minh mẫn nhất vào buổi sáng, hãy giành nó cho những công việc khó nhất. Bằng cách bố trí lịch làm việc để đạt hiệu suất tối đa, bạn sẽ không bị xuống sức hay tốn thời gian cho những việc không thực sự phù hợp.

Ví dụ: Công việc buổi sáng của tôi thường sẽ dành cho các công việc như viết lách, hoạt động nền tảng kéo traffic, chăm sóc khách hàng và làm hợp đồng gửi khách hàng các dự án cần thiết. Các hoạt động thiên về profile và traffic website sẽ được ưu tiên trước, vì tôi có thể làm được ngay và tạo ra khối lượng công việc cũng như chuyển đổi trong ngày. Buổi chiều, tôi sẽ thiên về các công việc kinh doanh hay các hoạt động phục vụ cho công việc khác. Buổi tối sẽ dành thời gian với gia đình, bạn bè và các hoạt động update phát triển bản thân.

Một số lưu ý khi Sắp xếp và quản lý thời gian và công việc

Bỏ to-do-list – phải đặt lịch hết sức cụ thể

Tôi cảm thấy việc áp dụng to-do-list không tạo ra hiệu quả, chúng chỉ là checklist các đầu việc cần làm nhưng bạn chưa thể quản lý hay kiểm soát được những yếu tố khác như thời gian và năng lực của bản thân. Bạn cần phải đề ra thời gian trên lịch làm việc của mình, việc này giúp bạn thoát khỏi sự trì hoãn. Hạn định một khoảng thời gian nào đó cho công việc sẽ giúp bạn giảm thiểu mong muốn trì hoãn của bản thân. Bạn sẽ không còn tốn thời gian do dự mình sẽ làm hay không làm việc gì đó trong một thời điểm cụ thể, vì bạn đã quyết định và lên kế hoạch cả rồi.

Tập trung – loại bỏ các nguyên nhân gây sao nhãng

Bạn cảm thấy mình không có thời gian? Thực tế không phải vậy, chỉ là những công việc nhỏ nhặt vô nghĩa đang hút cạn sức lực của bạn mà thôi.

Sử dụng thời gian hiệu quả bằng cách loại bỏ các yếu tố gây sao nhãng hoặc khiến bạn đi chệch hướng dẫn tới chậm tiến độ. Khi làm bất cứ việc gì, hãy dành hết tâm sức để hoàn thành chúng sớm nhất có thể, sau đó mới dành thời gian cho việc khác.

Ghi chú và note lại khi đã hoàn thành

• Tạo group chat bao gồm nhân sự cùng dự án để cùng theo dõi hoặc tự giao việc cho bản thân
• Sử dụng các ứng dụng nhắc nhở của điện thoại
• Dùng đồng hồ pomodoro

Mỗi khi thực hiện xong đầu việc, bạn nên đánh dấu để tránh bị nhầm lẫn và tạo động lực cho bản thân.

Luôn có thời gian dự phòng cho mỗi việc

Khoảng thời gian này tương đối quan trọng bởi chẳng ai biết được rằng liệu có việc đột xuất nào sẽ diễn ra hay không.

Tự thưởng cho mình

Tập trung quá nhiều sẽ khiến bạn cảm thấy rất mệt mỏi, áp lực. Nên dành chút thời gian sau khi hoàn thành công việc đề ra để dành cho bản thân mình. Chẳng hạn sau khi một dự án hay công việc căng thẳng kéo dài liên tiếp, bạn có thể tự thưởng cho mình một kỳ nghỉ ngắn.

Mỗi người sẽ tự nhận ra những khung giờ và chế độ làm việc phù hợp với bản thân nếu có checklist và đo lường công việc một thời gian. Cũng như một số ví dụ ở trên sẽ phù hợp với người này nhưng khó khăn với người khác, tuỳ vào tính chất công việc và lịch trình của mỗi người.

Nhưng tôi tin chắc rằng, khi bạn đã luyện tập được thói quen sắp xếp và quản lý công việc của bản thân, quan sát được dòng chảy của thời gian, bạn sẽ trả lời được câu hỏi “Cứ qua mỗi giờ làm việc, mình đã thu thập được gì và có đang lãng phí mức lương nhận được hay không?”. Khi đó, bạn sẽ dư dả thời gian để làm được nhiều việc ý nghĩa hơn. Hành trình trở thành “tỷ phú thời gian” không còn xa nếu bạn có phương pháp đúng đắn và ý chí quyết tâm thực hiện.

Trần Hoàng Ngọc Tâm
Cofounder SimplePage | Founder Ngáo Content