Excel, là để yêu hay ghét?
Hầu như các agency hiện nay còn rất ngần ngại từ bỏ việc sử dụng excel, khi vẫn còn phải lệ thuộc rất nhiều vào phương thức quản lý này.
Từ các agency đa quốc gia cho đến những agency độc lập vừa và nhỏ, excel đã là công cụ hỗ trợ chính và đóng vai trò rất hữu ích trong việc quản lý doanh nghiệp.
Nhưng việc sử dụng excel lại tiêu tốn đi một lượng thời gian đáng kể, khiến hầu hết các cấp quản lý đều ngại việc dùng excel, khi phải quản lý một lượng thông tin ngày càng lớn. Bên cạnh đó, khách hàng (Client) cũng không thoải mái khi phải mất nhiều giờ liền để đọc những dữ liệu thô được trình bày bằng excel.
Chính nhu cầu lưu trữ và quản lý thông tin đồng bộ, hoạch định kinh phí Marketing, bắt buộc các agency phải dựa nào công cụ này mà không có sự lựa chọn nào khác.
Hơn thế nữa, vẫn tồn tại những rủi ro phát sinh mà các agency thường hay gặp phải khi lên kế hoạch làm việc, cập nhật thông tin, báo cáo. Và mất nhiều thời gian để điều hành doanh nghiệp và tạo ra những bản báo cáo hiệu quả.
Vậy việc điều hành một agency có thật sự khó như vậy không? Và có đáng để tiêu tốn chừng ấy thời gian cho những công việc chi tiết như vậy hay không? Và giá trị mang lại (ROI) sẽ là gì?
Agency được biết như là ngôi nhà sáng tạo, mà tất cả mọi thành viên phải chạy đua với tiến độ công việc từng phút giây. Và thậm chí, công tác tuyển dụng nhân sự được thực hiện đều đặn để bảo đảm dự án hoàn thành đúng tiến độ. Nhưng việc chuyển đổi nhân sự sẽ khiến dữ liệu nội bộ bị rò rỉ, tiến độ bị tạm ngưng, giảm đi năng suất lâu dài cho các dự án hiện tại và tương lai.
Với kinh nghiệm nhiều năm trong việc tư vấn và xây dựng hệ thống cho các agency, đội ngũ tư vấn WorkBook luôn thu thập thông tin ở định dạng excel mà doanh nghiệp đang hiện có, để đưa vào hệ thống, chuẩn hóa quy trình thực thi một cách hoàn toàn tự động, thiết lập hệ thống báo cáo công việc, cho phép các công cụ làm việc nhóm hiệu quả, tạo ra giá trị mang lại và năng suất cao hơn.
WorkBook là công cụ hỗ trợ chuyên môn cho agency:
- Creative (Quản Lý Sáng Tạo)
- Developers (Đội Ngũ Phát Triển Ứng Dụng, Website)
- Account Managers (Quản Lý Khách Hàng)
- Finance (Quản Lý Tài Chính)
- Project Managers (Quản Lý Dự Án)
Khi có được một hệ thống chuẩn hóa, việc quản lý sẽ trở nên dễ dàng hơn. Cũng như các bước triển khai hệ thống đó phải được thực hiện một cách chuyên nghiệp, và áp dụng những quy trình sẵn có vào agency.
Chẳng thể nào mà không có những sai sót nhỏ trong quá trình quản lý bằng Excel, đôi khi việc gửi nhầm thông tin cũng có thể khiến chúng ta mất đi một khách hàng.
Chính vì vậy, doanh nghiệp nên sớm chọn cho mình một giải pháp đơn giản và hiệu quả hơn, giảm thiểu rủi ro quản lý doanh nghiệp trong tương lai, giúp tối ưu việc quản lý thời gian trên những đầu việc chi tiết. Và WorkBook chính là giải pháp giúp các agency sẽ không phải mất thời gian với Excel khi việc kiểm soát dữ liệu đầu vào, báo cáo dữ liệu đầu ra trở nên khá thuận tiện và chuyên nghiệp hơn.