Account executive: phương pháp viết contact report
Một trong những công việc hằng ngày của người Account executive là viết contact report. Contact report có những đặc điểm tương tự như biên bản họp (Minute of Meeting) nhưng cũng có những yếu tố đặc trưng và phải được gởi đi trong vòng 24 tiếng sau cuộc họp.
Một người Account executive phải biết cách viết contact report một cách hoàn hảo nhất để gởi cho khách hàng và nội bộ agency. Trước khi tìm hiểu cách để viết một contact report hiệu quả thì chúng tôi xin giới thiệu đến các bạn thế nào là một contact report.
Contact report là gì?
Contact report là một dạng biên bản ghi nhận lại tất cả những chủ đề được thảo luận trong cuộc họp, cuộc gọi giữa khách hàng và agency.
Tuy nhiên contact report không ghi lại tất cả những điểm bàn luận trong cuộc họp như biên bản họp (MoM) mà chỉ ghi lại những nội dung đã thống nhất và là quyết định cuối cùng để đưa ra các bước thực hiện tiếp theo. Điểm quan trọng nhất trong contact report là phải có các bước thực hiện tiếp theo sau cuộc họp, cuộc gọi.
Vai trò của contact report
Contact report đóng một vai trò rất quan trọng đối với cả agency và khách hàng, contact report giúp tất cả các bên lên quan nhớ những điều đã thống nhất và biết những điều cần làm tiếp theo, giúp làm rõ các vấn đề trong cuộc họp và tránh được sự hiểu nhầm.
Ngoài ra contact report còn có tính ràng buộc trách nhiệm của các bên.
Các bước viết contact report
1. Ghi tên tất cả những người có mặt trong cuộc họp, cùng với ngày họp.
2. Ghi chép cẩn thận các chi tiết trong suốt cuộc họp, cuộc gọi.
3. Soạn lại contact report dựa trên bản ghi chép: thảo luận (chỉ những điểm chính), những điểm đi đến thống nhất và quyết định, bước tiếp theo.
4. Phân nhóm nội dung theo trình tự quan trọng
5. Trong phần các bước thực hiện tiếp theo: ghi rõ bên thực hiện và thời gian thực hiện.
6. Kiểm tra thật kỹ nội dung của contact report.
7. Gửi contact report càng sớm càng tốt: chậm nhất là phải gởi contact report trong vòng 24 giờ sau cuộc họp, cuộc gọi. Và một điểm cần lưu ý là contact report phải được gởi ở định dạng pdf (nếu gởi bằng email).
Để viết được contact report thì người Account executive cần phải ghi chép cẩn thận và tuân thủ các bước viết contact report ở trên để hoàn thành được một bản contact report hoàn chỉnh nhất nhằm tiến hành công việc một cách hiệu quả nhất sau cuộc họp, cuộc gọi, và thể hiện được sự chuyên nghiệp của agency trong mắt khách hàng.