Ngoài tỏ, trong tường
Do quá chú trọng đến thương hiệu và các thông tin đối ngoại, nhiều doanh nghiệp đã bỏ quên một “vũ khí” quan trọng góp phần không nhỏ để mang lại thành công, đó là truyền thông nội bộ.
“Rỉ tai người trong nhà”
Thực tế này đã được ghi nhận tại buổi giao lưu “Cà phê sáng thứ Bảy” do Hội doanh nghiệp Trẻ (YBA) phối hợp với Công ty Plan A Group tổ chức. Các ý kiến cho rằng, trong một tổ chức, một cộng đồng, sự thông hiểu nhau về công việc, chức năng, sứ mệnh, quyền lợi và cách thức sống chung với nhau giữa các cá nhân là điều kiện tiên quyết để hòa hợp, để giúp tổ chức phát triển và vững mạnh.
Trong môi trường doanh nghiệp (DN), “làm cho hiểu nhau”, còn gọi là truyền thông nội bộ, là một trong những “vũ khí” tạo nên thành công. Việc xem nhẹ hoặc không quan tâm đến yếu tố này đã khiến DN đứng giữa sự chông chênh do khác biệt quá lớn giữa bên trong và bên ngoài, khiến những thông tin trong DN được người ngoài thông hiểu trong khi “người trong nhà” lại không hiểu, không hay biết.
Bà Việt Nga, nguyên phụ trách bộ phận ngành hàng cao cấp với thương hiệu mỹ phẩm Lancome (thuộc văn phòng đại diệnL’Oréal Việt Nam) và đồng sáng lập Công ty Quảng cáo Buzz, giải thích: “Truyền thông nội bộ là một khái niệm không mới, đã được đề cập cách đây hai năm, nhưng vẫn chưa được các DN quan tâm và chưa có tính hệ thống. Thông thường, khi còn là một DN nhỏ, các giám đốc thường bao quát hết công việc, từ chỉ đạo, định hướng, sắp đặt công việc đến truyền thông tin cho nhân viên... Cách làm này xem ra khá ổn, nhưng khi DN phát triển với quy mô lớn hơn thì bắt đầu bộc lộ nhiều bất ổn".
Thực tế cho thấy, khi không có sự truyền thông, thấu hiểu chủ trương của công ty, chính sách của ban lãnh đạo, chắc chắn mỗi nhân viên sẽ có một cách hiểu và phát tán những thông điệp khác nhau ra bên ngoài, gây nhiễu thông tin hay thông tin không đồng nhất. Mặt khác, thông tin “méo mó” sẽ gây sự ức chế, phát sinh ấm ức dẫn đến nói xấu lãnh đạo, đồng nghiệp cùng với thực hiện sai kế hoạch của công ty.
Việc xem nhẹ hoặc không quan tâm đến yếu tố này đã khiến DN đứng giữa sự chông chênh do khác biệt quá lớn giữa bên trong và bên ngoài, khiến những thông tin trong DN được người ngoài thông hiểu trong khi “người trong nhà” lại không hiểu, không hay biết.
Theo ông Huy Nguyên, CEO của Tập đoàn Kinh Đô: “Bản chất cốt lõi của truyền thông là sự giao thoa giữa con người với con người, và giữa con người với tổ chức. Vì vậy, thông tin phải rõ ràng, đi thẳng vào vấn đề và người truyền đạt thông tin phải thấu hiểu mục tiêu của công ty, các thông tin truyền đến nhân viên phải khớp với chiến lược của công ty để mọi người cùng đi đến một cái đích chung.
Muốn nhân viên phối hợp hành động hiệu quả, điều quan trọng là không nên tham khảo và áp dụng một cách máy móc những gì người khác đang làm, thay vào đó, những gì chúng ta lựa chọn và tiếp nhận phải phù hợp với tuổi đời và hoàn cảnh của DN.
Các DN có vòng đời càng lớn thì tính phối hợp càng cao. Khi có không khí cộng đồng, mỗi thành viên trong tổ chức sẽ phô diễn những mặt hay cũng như tính sáng tạo của họ. Khi các mặt tích cực này càng bật ra nhiều thì sức mạnh của tổ chức đó sẽ được nâng lên nhiều lần. Vì vậy, kinh nghiệm cho thấy, truyền thông điệp không nên chỉ từ trên đưa xuống, mà cần cho nhân viên đóng góp, tạo ra chính thông điệp, từ đó họ mới làm chủ thông tin. Khi nhân viên làm được điều này, đồng nghĩa với người lãnh đạo có thời gian tập trung vào việc mở rộng thị trường.
Điều khiển thông tin
Chia sẻ kinh nghiệm từ Kinh Đô, bà Nguyễn Thị Ngọc Liên, Giám đốc Truyền thông Công ty Kinh Đô, khẳng định thêm: “Truyền thông nội bộ của chúng tôi bắt đầu từ chiến lược của công ty. Với một công ty lớn như Kinh Đô, trước tiên phải xác định giá trị cốt lõi, tầm nhìn, sứ mệnh... của công ty là gì, sau đó mới nghiên cứu để có những chiến lược PR; và phương thức thực hiện gồm truyền thông cho người tiêu dùng, cổ đông, đối tác và nội bộ.
Về lộ trình truyền thông, ngoài nội dung rõ ràng, dễ hiểu, nhất quán, điều quan trọng nhất là phải truyền được cảm hứng và xây dựng chiến lược truyền thông cũng phải theo từng giai đoạn”. Thông thường, khi nói đến tổ chức sự kiện, nhiều người vẫn cho rằng đó là hoạt động đối ngoại nhưng với Kinh Đô, để việc truyền thông nội bộ đạt hiệu quả, công ty thường xuyên tổ chức các sự kiện trong nội bộ nhân viên, chẳng hạn, tổ chức các cuộc thi để truyền đạt cho nhân viên thông điệp của công ty bên cạnh việc phát hành bản tin nội bộ.
Đại diện Ngân hàng ANZ, bà Lê Phương Phương, Giám đốc Tiếp thị, cũng đóng góp ý kiến: “Trong khi với nhiều DN, khách hàng là trên hết thì tại ANZ, nhân viên mới là số một. Bởi vì, một khi nhân viên hạnh phúc thì họ mới đem lại hạnh phúc cho khách hàng. Tuy nhiên, khi DN coi nhân viên là tài sản quý giá thì người lãnh đạo cũng phải dũng cảm lựa chọn đúng người”.
Để truyền thông nội bộ thành công, ANZ cũng xây dựng kế hoạch, mục tiêu hằng năm và làm thành quy trình để triển khai. Trong quá trình thực hiện, điều quan trọng nhất là phải lắng nghe ý kiến phản hồi của nhân viên và thường xuyên chia sẻ thông tin với bộ phận liên quan.
Để truyền thông nội bộ thành công, điều quan trọng nhất là phải lắng nghe ý kiến phản hồi của nhân viên và thường xuyên chia sẻ thông tin với bộ phận liên quan.
Thực tế, có những thông điệp mà không phải nhân viên nào cũng có thể hiểu được thấu đáo. Vì vậy, để truyền đạt thông tin hiệu quả, ANZ đã có cách truyền tải, cách làm phù hợp với đối tượng tiếp nhận và cứ sau sáu tháng là phải cập nhật bảng phân công công việc để nhân viên biết họ đang ở đâu.
Vào buổi chiều thứ Sáu hàng tuần, trưởng các bộ phận dành ba tiếng đồng hồ để ghé thăm các phòng, ban để nghe nhân viên chia sẻ nguyện vọng của họ cũng như giải thích cho họ hiểu những vấn đề họ còn thắc mắc. Song, quan trọng nhất của truyền thông nội bộ là không áp đặt thông tin một chiều, thông tin không nên là mệnh lệnh buộc nhân viên thực hiện, mà phải cho họ quyền nói “Không!”.
Cho dù hầu hết các DN nước ngoài hiện nay đều sử dụng điện thoại, email và chat nội bộ như một công cụ truyền thông nội bộ hiệu quả, nhưng tại Việt Nam, do văn hóa phương Đông nên email, điện thoại chỉ là phương tiện giúp rút ngắn thời gian. Đừng quá lạm dụng email, điện thoại, mà nên “mặt đối mặt” trong trao đổi, truyền đạt thông tin, vì đó vẫn là cách truyền cảm xúc hiệu quả hơn cả.