80% ngân sách chi cho quà tặng sự kiện bị lãng phí​​​​​​​​​​​​​​

Cuối tuần rồi nhà tôi “tổng dọn dẹp mùa hè”. Có nghĩa rằng một năm nhà tôi có 4 lần tổng dọn dẹp theo 4 mùa. Lần đầu là chuẩn bị đón Tết, lần này là chuẩn bị đón hè, và trong ba tháng, những món đồ mà tôi gom nhiều nhất để mang đi cho chính là quà tặng sự kiện. Những chiếc nón, những túi tote, những chiếc balo… với logo thương hiệu, tên chương trình, và đủ loại kiểu dáng sắc màu. Tôi gom lại đâu đó mỗi loại hơn chục món. Và mang đi tặng.

Các doanh nghiệp đang sản xuất kinh doanh quà tặng đừng vội “ném đá” tôi khi đọc tới đây. Bởi chúng ta luôn có cách làm tốt hơn khi nhận diện vấn đề, và với ngành tổ chức sự kiện và truyền thông mà tôi đang làm việc, thì các đơn vị sản xuất kinh doanh quà tặng là những đối tác vô cùng quan trọng với chúng tôi.

Nhưng theo báo cáo “Event Marketing Trends 2024” từ EventMB, có một sự thật đáng giật mình mà nhiều doanh nghiệp có thể đã không nhận ra, rằng một phần lớn ngân sách quà tặng sự kiện (ước tính 70-80%) không đạt hiệu quả dài hạn do thiếu cá nhân hóa và giá trị sử dụng. Hàng tỷ đồng được chi mỗi năm cho những món quà lưu niệm, nhưng thay vì đạt được mục tiêu nhắc nhớ thương hiệu khi món quà được sử dụng, thì chúng lại bị lãng quên sau sự kiện ngay lập tức.

Vậy thực trạng là gì và cách nào để biến quà tặng thành công cụ xây dựng thương hiệu mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp không chỉ gây ấn tượng mà còn tạo dấu ấn bền vững trong lòng khách hàng?

Một phần lớn ngân sách quà tặng sự kiện không đạt hiệu quả dài hạn do thiếu cá nhân hóa và giá trị sử dụng.
Nguồn: Pexels

Thực trạng quà tặng sự kiện

Tại Việt Nam, ngành tổ chức sự kiện đang tăng trưởng mạnh, đạt giá trị 2,5 tỷ USD năm 2023 (Vietnam Report, 2024). Trong đó, quà tặng chiếm khoảng 20-30% ngân sách mỗi sự kiện, tương đương hàng trăm triệu đến hàng tỷ đồng đối với các doanh nghiệp lớn. Mới đây, công ty chúng tôi đến một Tổng công ty để nhận yêu cầu tổ chức một Đại hội, ngân sách được cho là 2 tỷ đồng với 150 đại biểu tham dự, trong đó, khách hàng yêu cầu có 20 phần quà công nghệ cho VIP, 130 phần quà bình thường, 50 bộ áo dài cho đại biểu nữ, 100 áo sơ mi cho đại biểu nam.

Vậy nếu tính nhanh, chắc bạn cũng thấy chi phí cho các hạng mục này hơn 30% tổng chi phí tổ chức. Nhưng liệu sau sự kiện, có bao nhiêu VIP sử dụng món quà công nghệ đó khi trên bàn làm việc của họ không còn chỗ cho món quà này, hay áo dài và áo sơ mi có được mang ra sử dụng khi không đúng với màu sắc hay kiểu dáng yêu thích của người nhận?

Quà tặng hiện chiếm khoảng 20-30% ngân sách mỗi sự kiện, tương đương hàng trăm triệu đến hàng tỷ đồng đối với các doanh nghiệp lớn.
Nguồn: Pexels

Theo khảo sát từ Decision Lab (Q3, 2024), 70% khách tham dự sẽ quên quà tặng ngay sau 1 tháng, và 60% cho rằng quà không có giá trị sử dụng thực tế, nhiều nhất là bút bi, sổ, áo thun, bình nước in logo. Quà tặng sự kiện đã và đang trở thành một “bóng ma” môi trường tại Việt Nam, khi thải ra 0,28-0,73 triệu tấn rác thải nhựa, phần lớn từ các sự kiện lễ hội lớn, theo báo cáo “Reducing Vietnam's Plastic Pollution” (2024). Trong đó, 85% rác thải sự kiện bị chôn lấp mà không xử lý, gây ô nhiễm nghiêm trọng (Vietnam Briefing, 2023), và quà tặng không bền vững như túi nilon, áo thun kém chất lượng chiếm đến 40% tổng khối lượng rác này (EventMB, 2024).

Hãy nhìn vào một ví dụ thực tế, chiến dịch quà tặng của một nhãn hàng nước giải khát tại sự kiện âm nhạc lớn ở TP.HCM năm 2023. Họ chi 500 triệu đồng cho 5.000 chiếc mũ lưỡi trai, nhưng chỉ 15% khách giữ lại sau sự kiện (theo báo cáo nội bộ từ nhãn hàng). Số còn lại bị bỏ quên hoặc vứt đi, không tạo được giá trị thương hiệu. Vậy đâu là vấn đề?

Chính là vì quà tặng không gắn với nhu cầu khách hàng, thiếu yếu tố cá nhân hóa, và không mang lại cảm xúc.

Cơ hội xây dựng tình yêu thương hiệu từ quà tặng

Quà tặng sự kiện không chỉ là vật phẩm, mà là cầu nối cảm xúc giữa thương hiệu và khách hàng, hay nói cách khác, khách hàng nhớ đến thương hiệu khi họ cảm nhận được giá trị và cảm xúc. Báo cáo “Brand Engagement Study 2023” từ Edelman chỉ ra rằng 65% khách hàng trung thành với thương hiệu nếu họ có trải nghiệm cảm xúc tích cực, và quà tặng là một công cụ mạnh mẽ để đạt được điều này.

Hãy nhìn vào chiến dịch của Vinamilk tại sự kiện “Ngày Sữa Việt Nam 2023”. Họ tặng 10.000 hộp sữa cho trẻ em vùng cao, kèm thư tay cảm ơn khách hàng tham gia. Kết quả, chiến dịch đạt 2 triệu lượt tương tác trên mạng xã hội và tăng 25% lòng trung thành thương hiệu (theo báo cáo từ Vinamilk, 2023). Quà tặng không chỉ mang giá trị sử dụng mà còn gắn với câu chuyện ý nghĩa, tạo sự khác biệt.

Quà tặng sự kiện không chỉ là vật phẩm, mà là cầu nối cảm xúc giữa thương hiệu và khách hàng.
Nguồn: Vinamilk

Các cách hiệu quả biến quà tặng thành công cụ xây dựng thương hiệu

Để quà tặng không trở thành khoản chi phí lãng phí, có những cách thực tế mà các doanh nghiệp có thể áp dụng:

1. Cá nhân hóa quà tặng: Theo Nielsen 2024, 55% khách hàng cảm thấy được trân trọng khi quà tặng được cá nhân hóa. Ví dụ, khắc tên khách hàng lên món quà, hay nhiều hơn một màu và một mẫu để khách dự sự kiện có thể lựa chọn. Để đạt được điều này, buộc nhãn hàng phải nghiên cứu kỹ khách tham dự sự kiện, với các thông tin tương đối đầy đủ về giới tính, độ tuổi, công việc, nơi sinh sống… Hoặc có thể chỉ tập trung tặng quà cho một số lượng khách nhất định mà mình hiểu nhất, đầy đủ thông tin nhất, chứ không cần phải tặng tất cả.
2. Tối đa sử dụng vật liệu tái chế: Hãy thiết kế quà tặng từ vật liệu tái chế (như gỗ tái chế hoặc vải thừa). Vừa qua, tại Triển lãm Du lịch Quốc tế VITM 2025 ở Hà Nội, một hãng lữ hành đã tặng 500 khung ảnh gỗ tái chế với mã QR dẫn đến hành trình du lịch riêng, tăng 60% tỷ lệ khách quay lại đặt tour (theo báo cáo nội bộ VITM, 2025). Cách này không chỉ giảm 30% rác thải nhựa mà còn gắn kết khách hàng, khác biệt với việc tặng đại trà.
3. Chuyển quà thành trải nghiệm dịch vụ: Thay vì vật phẩm, có thể tặng quyền truy cập độc quyền vào dịch vụ, như buổi workshop làm gốm hoặc vé tham quan. Tại “Tuần lễ Đổi mới sáng tạo và Khởi nghiệp 2024 TP.HCM”, một công ty công nghệ tặng 300 vé workshop kỹ năng số, dẫn đến 45% khách tham gia trở thành khách hàng tiềm năng (báo cáo nội bộ của nhãn hàng). Giải pháp này loại bỏ rác thải vật lý, tận dụng 70% nguồn lực số hóa sẵn có, và tạo giá trị lâu dài.
4. Khai thác câu chuyện hậu trường ẩn giấu: Thay vì poster, postcard thông thường với lời cảm ơn đính kèm quà tặng, hãy gắn quà với câu chuyện ít ai biết về quy trình sản xuất, hoặc câu chuyện nghệ nhân làm ra nó. Ví dụ, tại Lễ hội Cà phê Buôn Ma Thuột, một thương hiệu cà phê tặng gói cà phê kèm video AR (thực tế tăng cường) kể về nông dân trồng cà phê, đạt 1,2 triệu lượt xem và tăng 35% nhận diện thương hiệu (theo báo cáo Vinacafé, 2025). Cách này đánh vào sự tò mò, giảm phụ thuộc vào vật phẩm vật lý, và cắt giảm 25% chi phí sản xuất quà, tăng 30% sự kết nối cảm xúc với người nhận quà.
5. Tích hợp hệ sinh thái quà thông minh: Một mã QR trên quà tặng dẫn đến nội dung số (video cảm ơn, câu chuyện thương hiệu) tăng 35% tương tác trực tuyến (Forbes, 2024). Tôi đã từng nhận món quà sau Lễ hội Sông nước TP.HCM 2024, đó là chiếc “tivi” thu nhỏ với video ngắn về đêm nghệ thuật. Đây thực sự là món quà rất độc đáo. Thêm vào đó, thay vì mã QR đơn lẻ, tạo quà với chip NFC kết nối đến hệ sinh thái số, giúp khách hàng trải nghiệm dịch vụ đa dạng, tạo cộng đồng doanh nghiệp có cùng tập khách hàng.
6. Đo lường bằng chỉ số cảm xúc (ESI): Thay vì chỉ đo tỷ lệ giữ quà, áp dụng chỉ số cảm xúc (Emotional Sentiment Index) để đánh giá mức độ yêu thích và gắn bó. Tại Diễn đàn Doanh nghiệp ASEAN 2025, một công ty bất động sản đo ESI sau khi tặng cây xanh mini, ghi nhận 70% khách hàng cảm thấy “yêu thương” thương hiệu, tăng 25% doanh thu từ khách tiềm năng (theo báo cáo ASEAN Business Forum, 2025). Cách này không chỉ giảm 15% rác thải từ quà không sử dụng mà còn tối ưu chiến lược.

Quà tặng sự kiện không phải là khoản chi phí vô nghĩa nếu được đầu tư đúng cách.
Nguồn: Pexels

Quà tặng sự kiện không phải là khoản chi phí vô nghĩa nếu được đầu tư đúng cách. Thay vì lãng phí hàng tỷ đồng, các doanh nghiệp có thể biến chúng thành công cụ xây dựng thương hiệu mạnh mẽ, tạo kết nối cảm xúc với khách hàng.

Là người làm sáng tạo và tổ chức sự kiện, tôi tin rằng mỗi món quà là một cơ hội để thương hiệu kể câu chuyện của mình. Hãy lắng nghe từ khách hàng nhiều hơn khi đề xuất món quà tặng, để có thể nhận được nhiều hơn từ những khách hàng ngày càng khó tính nhưng rất chất mà chúng ta đang phục vụ.

Nguồn tham khảo: EventMB (2024), “Event Marketing Trends 2024”; Vietnam Report (2024), “Vietnam Event Industry Report”; Decision Lab (Q3/2024), “Consumer Behavior in Events”; Edelman (2023), “Brand Engagement Study”; Solomon (2018), “Consumer Behavior”; Nielsen (2024), “Personalization Impact Report”; Statista (2023), “Gift Utility Survey”; Journal of Marketing (2023), “Emotional Branding Effects”; Forbes (2024), “Tech Integration in Events”.