Supply Chain Management #1: Quản lý chuỗi cung ứng là làm logistics?

Liệu quản lý chuỗi cung ứng chỉ xoay quanh logistics? Cần xử lý như thế nào nếu gặp tình trạng đứt gãy chuỗi cung ứng? Hoặc đâu là những điểm khác biệt giữa quản lý chuỗi cung ứng của ngành hàng commodities và hàng tiêu dùng? Tất cả sẽ được giải đáp qua buổi chia sẻ của chị Lý Ngọc Phương.

Supply Chain Management là series cung cấp những trải nghiệm, kinh nghiệm từ chị Lý Ngọc Phương – Former Strategic Planning Manager tại Wilmar CLV về các yếu tố nền tảng của quy trình quản lý chuỗi cung ứng trong doanh nghiệp.

* Theo quan sát, chuỗi cung ứng (supply chain) thường được hiểu chung là quá trình vận hành logistics (vận chuyển). Cách hiểu như vậy liệu đã chính xác? Chị Phương có thể chia sẻ vắn tắt quan điểm của mình về định nghĩa supply chain?

Thực tế, logistics là một bộ phận thuộc chuỗi cung ứng và không dùng để chỉ toàn bộ chuỗi cung ứng. Logistics thực chất chỉ xoay quanh những hoạt động như lưu kho, sắp xếp hàng hoá, đáp ứng đơn hàng, sắp xếp hoạt động vận tải để vận chuyển hàng hoá đến với khách hàng.

Trong khi đó, chuỗi cung ứng là một phạm trù rộng hơn việc lưu kho, vận chuyển. Cụ thể, chuỗi cung ứng cơ bản của một doanh nghiệp sản xuất bao gồm những đầu việc sau: hoạch định nhu cầu, thu mua nguyên vật liệu, sản xuất và cuối cùng mới đến khâu vận chuyển.

Ngoài ra, chuỗi cung ứng còn có thể mở rộng xuống các kênh phân phối. Ví dụ, với kênh General Trade (GT), chuỗi cung ứng cũng sẽ nối liền hoạt động vận chuyển từ kho của doanh nghiệp sản xuất đến kho của nhà phân phối, từ kho của nhà phân phối đến các cửa hàng bán lẻ và đến khách hàng. Chuỗi cung ứng cũng có thể được mở rộng lên phía trên. Đó là chuỗi cung ứng của các nhà cung cấp. Mỗi nhà cung cấp nguyên vật liệu cũng sẽ có một chuỗi cung ứng của riêng họ.

Từ đó, có thể thấy đây là một mạng lưới những chuỗi cung ứng trong từng khâu được liên kết với nhau. Do vậy, quản lý chuỗi cung ứng thực chất là quản lý các mắt xích trong mạng lưới đó. Cụ thể là quản lý sự phối hợp giữa các phòng ban trong nội bộ doanh nghiệp và giữa các doanh nghiệp với nhau để đạt được mục tiêu cuối cùng là chu trình sản xuất, phân phối được vận hành liên tục, hiệu quả.

Chuỗi cung ứng cơ bản của một doanh nghiệp sản xuất bao gồm: hoạch định nhu cầu, thu mua nguyên vật liệu, sản xuất và cuối cùng là vận chuyển.
Nguồn: Envato

* Vậy chuỗi cung ứng có tầm quan trọng như thế nào trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp?

Nói về tầm quan trọng thì chuỗi cung ứng sẽ có nhiệm vụ đảm bảo việc thực hiện thành công những đơn hàng của doanh nghiệp. Chỉ khi đơn hàng được hoàn thành thì doanh thu mới được ghi nhận. Song song đó, quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả cũng đảm bảo được sự hợp tác giữa các phòng ban với nhau.

Không chỉ đóng vai trò quan trọng trong quá trình đảm bảo doanh thu, việc quản lý hiệu quả chuỗi cung ứng cũng sẽ giúp gia tăng dòng tiền. Chẳng hạn như tối ưu biện pháp kiểm soát hàng tồn kho, nâng cao hiệu suất sử dụng tài sản doanh nghiệp đều là những hoạt động thuộc phạm trù quản lý chuỗi cung ứng. Khi doanh nghiệp có những kế hoạch sử dụng máy móc, tài sản cũng như hệ thống quản lý hàng tồn kho một cách tối ưu sẽ giúp máy móc được hoạt động hết công suất, giảm hao phí trong quá trình sản xuất và đạt được mục tiêu cuối cùng là gia tăng lợi nhuận.

* Vậy cấu trúc cơ bản của một phòng supply chain trong doanh nghiệp sẽ gồm những bộ phận nào? Họ phụ trách những đầu việc gì?

Trong phòng quản lý chuỗi cung ứng (supply chain department), mỗi phòng ban sẽ tương ứng với một khâu của chu trình quản lý. Song song đó sẽ có một nhân sự đóng vai trò bao quát để nhìn được bức tranh lớn của quy trình, kết nối các phòng ban với nhau.

Mô hình cơ bản của một phòng quản lý chuỗi cung ứng bao gồm 6 thành phần tương ứng với các hoạt động: Plan, Source, Made, Deliver, Return và Enable.

Mô hình cơ bản của một phòng quản lý chuỗi cung ứng sẽ bao gồm 6 thành phần tương ứng với các hoạt động: Plan (lên kế hoạch); Source (thu mua nguyên vật liệu); Made (sản xuất); Deliver (vận chuyển); Return (đổi trả) và Enable (nguồn lực).

Hoạt động Plan sẽ liên quan đến phần hoạch định kế hoạch về nhu cầu bán hàng, nhu cầu nguyên vật liệu cũng như kế hoạch sản xuất phù hợp. Hoạt động Source sẽ xoay quanh việc thu mua nguyên vật liệu, quản lý mối quan hệ với các nhà cung cấp. Made sẽ là phòng ban chịu trách nhiệm quản lý khâu sản xuất. Đôi khi họ cũng sẽ phụ trách hoạt động liên quan đến gia công sản phẩm.

Không chỉ đóng vai trò quan trọng trong quá trình đảm bảo doanh thu, việc quản lý hiệu quả chuỗi cung ứng cũng giúp gia tăng dòng tiền.

Deliver sẽ phụ trách việc sắp xếp, đáp ứng đơn hàng cũng như phương tiện vận chuyển. Khâu Return sẽ đảm nhiệm quản lý hoạt động đổi trả. Phòng Chăm sóc khách hàng (Customer Service) sẽ tiếp nhận những yêu cầu đổi trả và chuyển cho bộ phận này để sắp xếp quy trình thực hiện việc đổi trả. Và cuối cùng, bộ phận Enabler sẽ hỗ trợ đánh giá hiệu quả của toàn bộ chuỗi cung ứng và quản lý rủi ro có thể xảy ra trong quá trình vận hành.

* Chị Phương đã có kinh nghiệm làm việc ở lĩnh vực hàng commodities (gạo, dầu ăn…) và hàng tiêu dùng. Vậy sự khác nhau giữa quản lý chuỗi cung ứng ngành hàng commodities và hàng tiêu dùng là gì?

Về cơ bản, ngành hàng commodities thường liên quan đến quá trình mua và bán giữa các doanh nghiệp với quy mô giao dịch lớn cả về số lượng và giá trị đơn hàng. Số lượng SKU của nhóm sản phẩm này thường khá ít. Nguồn cung của nhóm sản phẩm này, đặc biệt trong lĩnh vực nông sản, đa phần bị ảnh hưởng bởi yếu tố mùa vụ, điều kiện khí hậu.

Do đó, khi sắp xếp các chuỗi cung ứng, đặc biệt là khâu thu mua sẽ cần đa dạng nhà cung cấp và chuẩn bị hệ thống lưu trữ lớn để tối đa hoá lượng mua trong mùa vụ đó. Với đặc điểm SKU không quá đa dạng thì chi phí cạnh tranh của ngành hàng này sẽ liên quan đến việc tận dụng quy mô lớn trong khâu sản xuất, lưu trữ và vận chuyển hàng hoá.

Đối với ngành hàng tiêu dùng thì SKU sẽ đa dạng hơn rất nhiều, xuất phát từ nhu cầu của người tiêu dùng. Do đó, ngành hàng này sẽ không tận dụng được tính chất quy mô lớn trong sản xuất như ngành hàng commodities. Thay vào đó, doanh nghiệp thường sẽ chia thành những lô hàng nhỏ hơn và tần suất chuyển đổi máy chạy trong kho cũng sẽ nhiều hơn.

Ngành hàng commodities thường liên quan đến quá trình mua và bán giữa các doanh nghiệp với quy mô giao dịch lớn cả về số lượng và giá trị đơn hàng.
Nguồn: Tạp chí Tài chính

* Vậy những điểm nào cần lưu ý khi quản lý chuỗi cung ứng cho ngành hàng commodities và ngành hàng tiêu dùng?

Từ những điểm khác biệt trên sẽ có những lưu ý dành riêng cho việc quản lý chuỗi cung ứng của từng ngành hàng. Với nhóm sản phẩm commodities, chiến lược quản lý sẽ tập trung tối ưu hoá chi phí. Ngành hàng tiêu dùng sẽ tập trung vào chiến lược tối ưu hoá thời gian đáp ứng đơn hàng.

Tối ưu hoá chi phí thể hiện qua việc thu mua nguyên vật liệu với số lượng lớn. Việc này giúp quá trình sắp xếp phương tiện vận chuyển, kho lưu trữ cũng sẽ ít tốn hao phí hơn. Đối với chiến lược tối ưu hoá thời gian thì đội quản lý chuỗi cung ứng cần đảm bảo rằng trong kho lúc nào cũng phải có một lượng hàng trữ nhất định để cung cấp khi có những yêu cầu đột xuất từ các kênh phân phối.

Đặc biệt với chiến lược tối ưu hoá thời gian thường sẽ có hai trường hợp chính cần lưu ý. Đầu tiên là đối với các sản phẩm đã có doanh số ổn định trên thị trường. Trường hợp còn lại là với những sản phẩm mới được tung ra trên thị trường.

Điểm chung của hai trường hợp này là cần xác định được lượng tồn kho an toàn. Đối với nhóm thứ nhất lượng tồn kho cần chuẩn bị có thể được đánh giá dựa trên số liệu về lịch sử số bán để tính được doanh số trung bình theo tuần hoặc tháng. Tuỳ theo kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp mà các phòng ban liên quan sẽ sắp xếp dây chuyền sản xuất, diện tích lưu trữ kho phù hợp.

Đối với những sản phẩm được chào bán lần đầu trên thị trường, phòng ban liên quan sẽ xác định lượng tồn kho phù hợp dựa vào kế hoạch bán hàng từ đội Sales. Trước khi ra mắt sản phẩm, đội Sales sẽ gửi thông tin dự báo số lượng sản phẩm họ có thể bán từ các kênh. Nhìn chung, khi chưa có số liệu bán ra ổn định thì đội ngũ quản lý chuỗi cung ứng sẽ cố gắng đáp ứng theo doanh số dự kiến của các bạn Sales để đảm bảo luôn đáp ứng được nhu cầu biến động của thị trường.

Ở giai đoạn này cũng thể hiện rõ sự liên kết giữa hoạt động quản lý chuỗi cung ứng và các hoạt động Sales, Marketing của doanh nghiệp. Supply chain management sẽ cần những số liệu dự đoán về nhu cầu, sức mua của thị trường để phối hợp hỗ trợ kịp thời cho các hoạt động bán hàng, truyền thông.

* “Đứt gãy chuỗi cung ứng” là cụm từ được nhắc đến nhiều khi bàn về chủ đề này. Vậy đâu là những trường hợp “đứt gãy” thường gặp? Chu trình xử lý cơ bản khi chuỗi cung ứng bị đứt gãy gồm những bước nào?

Quá trình đứt gãy trong chuỗi cung ứng sẽ bị tác động từ yếu tố bên trong và bên ngoài. Yếu tố bên trong có thể liên quan đến những tình huống như dự báo nhu cầu không chính xác. Ở khâu sản xuất gặp tình trạng máy hư, thiếu nhân lực. Tần suất đứt gãy chuỗi do những yếu tố bên trong thường xảy ra nhiều hơn so với các yếu tố bên ngoài như thời tiết, thiên tai, bất ổn kinh tế – chính trị – xã hội. Dù ít xảy ra nhưng mức độ ảnh hưởng của các yếu tố bên ngoài lên chuỗi cung ứng có thể lên đến quy mô khu vực hoặc toàn cầu.

Bàn về chu trình xử lý thì sẽ có 4 bước để quản trị rủi ro: (1) xác định rủi ro, (2) đánh giá, phân tích mức độ ảnh hưởng và (3) xây dựng kế hoạch xử lý rủi ro và (4) theo sát quá trình xử lý và linh hoạt thay đổi giải pháp dựa trên tình huống thực tế, nguồn lực, khả năng linh hoạt của doanh nghiệp tại thời điểm đó.

Ví dụ, doanh nghiệp có một đơn hàng đi miền Trung với phương thức vận chuyển qua container đường biển. Lead time của chu trình này kéo dài 10 ngày. Tuy nhiên, tuyến vận tải này không có nhiều chuyến. Trong quá trình thực hiện đơn hàng, khâu sản xuất gặp tình huống máy hư khiến thời gian gia công kéo dài hơn dự kiến và không kịp lịch tàu vận chuyển container. Nếu không đáp ứng đơn hàng đúng hẹn, doanh nghiệp sẽ bị thiếu hụt hàng ở khu vực miền Trung.

Vì vậy, một trong những cách xử lý sẽ là thay đổi phương thức vận chuyển, từ container đường biển sang đường bộ. Thời gian vận chuyển sẽ nhanh hơn nhưng đổi lại chi phí sẽ cao hơn. Cuối cùng, phòng quản lý chuỗi cung ứng sẽ cần theo dõi quá trình xử lý rủi ro, đánh giá mức độ phù hợp của giải pháp cũng như tình hình thực tế để kịp thời thay đổi biện pháp xử lý.

* Từ những giải pháp xử trí chị Phương vừa chia sẻ, một bạn phụ trách quản lý chuỗi cung ứng sẽ cần những kĩ năng cần và đủ nào? Các bạn có thể rèn luyện và học hỏi những kĩ năng này từ những nguồn nào?

Theo kinh nghiệm của tôi thì nghiệp vụ quản lý chuỗi cung ứng ở từng lĩnh vực đều có tính chất đặc thù riêng. Ngoài những kiến thức nền tảng, các bạn nên liên tục cập nhật kiến thức và xu hướng của ngành cũng như lĩnh vực bạn đang hoạt động. Các nguồn cập nhật thông tin tôi hay sử dụng là những trang thuộc Hiệp hội chuỗi cung ứng ASCM, McKinsey hoặc PwC.

Kỹ năng thứ hai cần trau dồi là khả năng đọc, hiểu và phân tích những chỉ số, KPI về tối ưu chi phí vận hành và thời gian hoàn thành đơn hàng.

Ngoài ra, các bạn cũng nên trang bị thêm những nhóm kiến thức về kế toán quản trị, hiểu các phương pháp tính các chi phí thường gặp và những xu hướng Marketing mới nhất. Vì sao nên tìm hiểu về những xu hướng Marketing? Bởi những hoạt động Marketing sẽ là một trong những yếu tố tác động đến việc thiết kế chuỗi cung ứng của doanh nghiệp.

Với tôi thì cách học tốt nhất là học ngay trên những công việc của bản thân. Ví dụ, khi tôi tìm hiểu chuỗi cung ứng của một ngành thì sẽ cố gắng đi thị trường nhiều nhất có thể, để có thể quan sát nhiều hơn. Đó là những chuyến đi đến vùng nguyên liệu để hiểu được thời tiết, mùa vụ và những yếu tố khác có thể ảnh hưởng quá trình thu mua. Hoặc những lần xuống nhà máy, tôi sẽ có cơ hội quan sát cách thức vận hành để có những ý tưởng sắp xếp sản xuất phù hợp. Đi khảo sát các kênh phân phối có thể hiểu được cách hoạt động của kênh, cách họ sắp xếp kho cũng như mối quan tâm của các stakeholders để có hoạt động duy trì mối quan hệ hiệu quả.

* Cảm ơn chị Phương về những chia sẻ bổ ích trên!

Thu Nga / Brands Vietnam
* Nguồn: Brands Vietnam