Review Bitrix24: Loạt bài Agency là phải fancy (!?) – Phần 1

Bài viết dành cho những Agency luôn đau đáu trong lòng câu hỏi: Làm cách nào để quản lí tốt nội bộ và kết nối trọn vẹn với đối tác?

Bài viết có thể chứa quan điểm riêng của tác giả.

Tôi, Admin Martech for Marketing, với kinh nghiệm “nếm mật nằm gai” cùng nhiều Agency qua các dự án Go-Digital lớn nhỏ, nay quyết định sẽ review một phần mềm hữu ích cho những doanh nghiệp đang chật vật trong việc quản lí đội ngũ và làm việc với đối tác qua loạt bài viết: “Bitrix24 làm được gì khi ứng dụng vào mỗi ngành?”

Ngoài mục tiêu giúp các doanh nghiệp có leads, điều này còn giúp họ có được cái nhìn chân thật về Bitrix24 trước khi quyết định có nên đầu tư ứng dụng này vào doanh nghiệp của mình hay không.

Mở đầu cho loạt bài viết này, Ad xin chọn các công ty là Agency để review trước nhé!

“Mơ ước” với “Thực tại”

Trước hết, cần phải công nhận rằng cụm từ “sướng” chưa bao giờ xuất hiện trong từ điển của dân Agency. Bản thân Ad làm dự án, chỉ nghe Agency “khóc” là chính. Dù vậy, mình lại vui nhẹ trong lòng, vì “khóc” càng nhiều đồng nghĩa với việc deal càng lớn.

Client “thiên thần” luôn muốn những điều tuyệt vời nhất từ Agency. Vì thế mà Agency chưa khi nào hết khổ. Điều này len lỏi vào từng nhóm chức năng của Agency khi phải “làm dâu trăm họ”.

Điển hình là sếp.

Ad nghĩ sếp nào cũng phải giấu trong lòng nhiều âu lo, nhưng làm sếp ở Agency thì nỗi lo càng thêm gấp bội. Vì đa phần họ cũng là supersales. Dự án lớn cũng phải đích thân đi gặp client, pitching như nhân viên. Do đó:

• Sếp hay đi gặp đối tác, muốn dùng điện thoại để quản lí dự án, task, phân quyền, gọi hội nghị và theo dõi tiến độ dự án theo “report realtime” thì có được không?
• Sếp muốn biết dự kiến sales mỗi tháng bao nhiêu, tỷ lệ convert bao nhiêu theo “report realtime” để không phải liên tục hối thúc Account báo cáo thì có được không?
• Sếp muốn “approved” hợp đồng, “quotation” tự động theo quy trình bằng chữ ký số để bảo mật, an toàn thì có được không?
• Sếp muốn tuyên dương, giữ lửa nhân viên mà không phải nhắn tin liên tục thì có được không?

Tiếp theo, đó là Account Manager.

Bối cảnh:

• Một bạn Account vào thời gian cao điểm phải quản lí khoảng 10 dự án lớn nhỏ cùng lúc.
• Mỗi dự án có yêu cầu khác nhau, “scope” không giống nhau.
• Timeline chắc chắn khác.
• Mỗi dự án lại đóng vai trò khác nhau (Project Owner hay Advisor).

Thách thức:

Đối với nội bộ:

• Làm sao để biết được dự án nào đang được tiến hành một cách nhanh nhất?
• Làm sao để biết tuần này, hôm nay thì task nào? Dự án nào đang cận kề deadline nhất để ưu tiên giải quyết?
• Làm sao để biết task nào đang phải phụ thuộc task nào?
• Làm sao để Planner, Designer, Producer luôn cùng một chí hướng, nhưng mỗi người không cảm thấy bị “spam” bởi hàng tá group chat chung với vô số tin nhắn chưa kịp đọc?
• Hay những câu chuyện “dở khóc dở cười” liên quan đến quy trình làm việc với sếp:
  • Khó lắm mới chốt được hợp đồng nhưng không tìm thấy sếp để duyệt, chờ lâu thêm có khi Client "lật lại" thì nguy...
  • Sếp không kịp ký thì Client “dí” deadline em phải làm sao?
  • Sếp hay hỏi: “Tháng này dự kiến deal thắng bao tỷ em?”

Làm sao để chiều lòng Client một cách toàn vẹn?
Nguồn: creatividadenblanco

Đối với Client:

Làm sao để chiều lòng Client một cách toàn vẹn?

• Account phải ngày đêm tâm sự, trực tin nhắn và cuộc gọi 20/7 (4 tiếng còn lại để ngủ). Client có yêu cầu mới – deadline gấp, đang trả lời tin nhắn hay đang trên đường, làm sao để tạo task mới cho team trong vòng “một nốt nhạc”?
• Làm sao để quản lí “proposal”, “quotation”, bản thiết kế version 1.0 đến final, final 1, final 2 để dễ dàng truy xuất “trong 5 giây có ngay cho chị nhé”?
• Làm sao để Client cũng được theo dõi tiến độ dự án nhưng:
  • Không được tự ý sửa, xoá, thêm, bớt, làm loạn file
  • Client muốn họp team trực tiếp brief cho designer, yêu cầu “call conferencing” mọi lúc mọi nơi với chất lượng HD chuẩn Zoom, không giới hạn cho mỗi lần gọi?...

Xin phép tạm dừng, khi nào nghĩ xong giải pháp Ad sẽ “tiếp chiêu” với Phần 2: Đọc kỹ hướng dẫn trước khi dùng.

Kara – Admin Martech for Marketing