Hoạch định S&OP là gì & Lợi ích của nó Lưu

CASK ACADEMY
Business Solution Coaching

Hoạch định S&OP là quy trình nằm trong chuỗi các hoạt động hoạch định cung ứng bán hàng, mục tiêu của việc hoạch định S&OP là nhằm lên kế hoạch kinh doanh thống nhất bởi các bên (cung ứng và bán hàng). Trong quy trình này, các bộ phận chủ chốt của doanh nghiệp (bộ phận kho bãi, vận chuyển, marketing, sale, finance...) sẽ tham gia cung cấp thông tin đầu vào cho kế hoạch.

S&OP là 1 dạng hoạch định ở cấp bậc cao, thông thường chỉ có các doanh nghiệp lớn với doanh số cao và sản phẩm đa dạng mới cần đến nó.

Tại sao phải Hoạch định S&OP?

Thông thường các phòng ban doanh nghiệp chỉ lập kế hoạch cho chức năng của phòng ban mình, dựa trên số liệu của riêng phòng ban mình, ví dụ bộ phận kho chỉ dựa vào data tích lũy của kho qua các năm và dùng mô hình toán học để dự báo số lượng tồn kho cần thiết cho một thời điểm nào đó, cách làm này chỉ cho một con số ước lượng chung chung, nhưng khi cùng ngồi lại với team Sales & Marketing để nắm mục tiêu bán hàng sắp tới cũng như các sự kiện dự định tổ chức, những biến động về nhu cầu ngành hàng… thì con số ước lượng sẽ sát thực tế hơn và ăn khớp với hoạt động tổng thể của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp được lợi hơn nhờ phối hợp phòng ban

Giá trị và lợi ích của S&OP nằm ở sự phối hợp. Tất cả các phòng ban sẽ dùng chung một nguồn data tích hợp thông tin từ mỗi phòng ban. Kết quả áp dụng hoạch định S&OP hết sức ấn tượng. Các báo cáo nghiên cứu cho thấy so với các doanh nghiệp cùng quy mô trong ngành, tính trung bình các doanh nghiệp có áp dụng hoạch định S&OP có:

• Lượng tồn kho giảm 15%

• Lượng đơn hàng hoàn thành đúng hạn nhiều hơn 17%

• Chu kỳ Cash-to-Cash ngắn hơn 35%

• Tình trạng không có hàng (out of stock) giảm còn 1/10

Các lợi ích của hoạch định S&OP

• Tăng chất lượng phục vụ khách hàng

• Tăng lợi nhuận

• Tăng doanh số

• Giảm tồn kho và sản phẩm hư hỏng

• Giảm thời gian sản xuất

• Rút ngắn thời gian giải quyết vấn đề

• Tăng mức độ kiểm soát cho công tác quản trị

• Tăng độ chính xác trong dự báo hoạt động kinh doanh

Ngoài ra, hoạch định S&OP cũng giúp trả lời những câu hỏi cơ bản sau:

• Dự báo sản lượng nhu cầu so với dự báo sản lượng cung ứng như thế nào?

• Dự báo nguồn lực cần thiết đủ để cung ứng dịch vụ và phù hợp với ngân sách của công ty như thế nào?

• Cần phải làm gì để đảm bảo đủ nguồn lực cho hoạt động công ty?

Lợi ích S&OP Tác động đến hoạt động kinh doanh

• Giảm tồn kho Giảm chi phí và cải thiện dòng tiền

• Giảm thời gian tung sản phẩm mới Tăng doanh thu

• Tăng năng lực sản xuất Giảm chi phí vận hành & tăng năng suất

• Nâng cao chất lượng sản phẩm Giảm chi phí bán hàng

• Giảm thời gian sản xuất Giảm chi phí sản xuất & lượng tồn kho, tăng doanh thu

• Nâng cao dịch vụ khách hàng Tăng doanh thu và độ hài lòng của khách hàng

Hoạch định S&OP như thế nào

Hoạch định S&OP thường được ban quản trị cấp cao chủ trì và tiến hành mỗi tháng. Quy trình hoạch định này mang tính lặp lại, khi hoàn thành xong một khâu hoạch định, kết quả từ khâu đó sẽ được chuyển sang khâu kế tiếp để ban quản trị nắm thông tin toàn bộ doanh nghiệp. Các thành viên hoạch định sẽ đánh giá kết quả dự đoán cung cầu và điều chỉnh hoạt động phòng ban mình cho phù hợp với chiến lược chung của công ty.

Đối với các doanh nghiệp truyền thống, các bộ phận Sale, Sản xuất và Tài chính thường mâu thuẫn nhau, thiếu một kế hoạch xuyên suốt toàn doanh nghiệp. Hoạch định S&OP giúp doanh nhiệp nhanh chóng giải quyết và ngăn chặn vấn đề ngay từ đầu.

Hoạch định tổng hợp

Một trong những lợi ích cơ bản của S&OP là phương thức hoạch định. Hầu hết các quy trình dự đoán chỉ sử dụng data của một loại sản phẩm nào đó. Ngược lại, hoạch định S&OP sẽ cho 1 bức tranh toàn cảnh vì tổng hợp data từ nhiều nguồn: sản xuất, thị trường, khách hàng… Với tầm nhìn tổng quan đó, ban quản trị sẽ dễ dàng nhìn ra insight cho hoạt động kinh doanh hơn.

Các câu hỏi quan trọng về kế hoạch Nhu cầu Thị trường

Một trong những thành phần chủ chốt của 1 bản kế hoạch S&OP là kế hoạch nhu cầu thị trường, kế hoạch này gồm có các số liệu dự báo doanh thu cùng các dữ liệu khác liên quan đến nhu cầu thị trường.

Để kế hoạch nhu cầu thị trường có đầy đủ thông tin cần thiết, chúng ta sẽ đặt ra 1 số câu hỏi quan trọng định hướng cho việc lập kế hoạch. Các câu hỏi này giúp ban quản trị xác định cần phải dự báo cho loại sản phẩm hay đơn vị sản phẩm nào, bản kế hoạch nên được bố cục như thế nào. Các câu trả lời sẽ giúp định hình hoạt động bán hàng phù hợp với năng lực sản xuất.

1. Nên dự báo cho những đơn vị sản phẩm nào?

Có nhiều đơn vị sản phẩm như: hộp, trọng lượng, chiều dài… Ban quản trị cần xác định đơn vị phù hợp để dự báo, đơn vị đó sẽ trở thành chuẩn mực được sử dụng xuyên suốt các bộ phận khác nhau. Bởi thông thường cách tính đơn vị của bộ phận bán hàng có thể khác với bộ phận sản xuất, nếu không có sự thống nhất các bộ phận sẽ khó phối hợp.

2. Số liệu dự báo có nên chuyển sang đơn vị tiền tệ không? Chẳng hạn như: Dollar, Rupee, Euro, Bảng Anh…? Nếu có, làm cách nào để xác định giá trị doanh thu bằng tiền, bởi doanh nghiệp sẽ có nhiều loại sản phẩm/dịch vụ với mức giá khác nhau, chưa kể các loại dịch vụ tùy biến theo nhu cầu cụ thể của khách hàng? Ai sẽ cần đến số liệu dự báo đó?

3. Bạn sẽ đo lường và dự báo theo đơn hàng hay theo vận đơn? Đây là câu hỏi quan trọng và có thể tạo ra khác biệt trong dự báo rất lớn.

4. Bạn sẽ dự báo ở cấp độ sản phẩm nào (SKU, Product…)?

Các bước S&OP chính

Mặc dù quy trình hoạch định S&OP cụ thể có thể khác nhau rất nhiều giữa các doanh nghiệp nhưng vẫn có các bước chính cần tuân thủ. Các bước sau đây do Thomas Wallace và Robert Stahl phát triển – hai nhà nghiên cứu này là đồng tác giả của Sales & Operations Planning, một cẩm nang nổi tiếng.

1. Thu thập/quản lý data: Thu thập thông tin về doanh thu quá khứ, phân tích xu hướng, và đưa ra dự báo. Phân tích Pareto để phân bổ các thông số dự báo... Quản lý sản phẩm mới và ngưng sản phẩm cũ.

2. Hoạch định nhu cầu: Rà soát số liệu dự báo, nắm bắt các nguồn nhu cầu, những biến động trong nhu cầu, xem lại các chính sách dịch vụ khách hàng, các kế hoạch Promotion, các sự kiện định tổ chức, các sản phẩm mới sắp tung ra.

3. Hoạch định cung ứng: Đánh giá khả năng đáp ứng nhu cầu bằng cách xem lại năng lực sản xuất, tồn kho và lên lịch hoạt động sản xuất.

4. Thống nhất kế hoạch (Trước khi ban hành kế hoạch S&OP): thống nhất kế hoạch cung ứng và kế hoạch nhu cầu với kế hoạch tài chính.

5. Hoàn thiện và ban hành kế hoạch S&OP: Hoàn chỉnh kế hoạch và ban hành để triển khai.

Giá trị của S&OP

Như đã nói, sự phối hợp giữa các bộ phận doanh nghiệp là chìa khóa thành công cho S&OP. Các bộ phần sẽ dễ đồng thuận hơn khi quá trình hoạch định S&OP tích hợp chặt chẽ các phương diện trong hoạch định chuỗi cung ứng như hoạch định tồn kho, hoạch định nhu cầu, và hoạch định cung ứng. Các phần mềm hoạch định có thể hỗ trợ rất tốt công việc này.

Khóa "Trade Promotion & S&OP" giúp học viên có năng lực hiểu toàn diện về nguyên tắc vận hành & vai trò quan trọng của S&OP (Sales & Operation Planning) trong việc hoạch định & dự báo số bán, từ đó có thể tự tay thiết kế kế hoạch Promotion dài hạn trong 1 năm & triển khai xuống thành Promotion Guideline & Brief Sales

CASK chuyên thiết kế giải pháp (chiến lược & thực thi) để đáp ứng mục tiêu kinh doanh cho chủ doanh nghiệp & huấn luyện cá nhân trong chuyên môn Brand - Trade - Sales - Business:

08/08/2019
698 lượt xem