Học gấp điều “ngược lại” về quản lý thời gian

Các bác sĩ thường cho bệnh nhân lời khuyên về việc ăn uống và ngủ nghỉ điều độ. Vì sao lại như vậy? Vì nguồn gốc của bệnh đều xuất phát từ thói quen ăn uống và sinh hoạt không hợp lý mà ra.

Tương tự như vậy, nếu bạn muốn chấm dứt tình trạng làm việc với năng suất thấp và không ngừng cải thiện hiệu suất ngày một cao hơn, hãy đi từ gốc rễ của năng suất: Đó là tìm cách… loại bỏ danh sách công việc cần làm.

Chào bạn. Vẫn là tôi - Nguyễn Khắc Long, Chuyên gia Huấn luyện Năng lực Doanh nghiệp - và thật vui được gặp lại bạn với món quà mới của quản trị sự loại bỏ trong công việc. Chúng ta có thể đã nghe khá nhiều về lời khuyên này của Brian Tracy: “Bạn hoàn toàn không đủ thời gian để làm tất cả mọi thứ, nhưng bạn luôn có đủ thời gian để làm những việc quan trọng nhất”. Nhưng bạn không muốn thừa nhận việc này. Bạn vẫn muốn thêm chứ không muốn bớt. Bạn muốn làm tất cả mọi thứ và bạn muốn làm cuộc sống của bạn “trông có vẻ nguy hiểm” hơn chứ không muốn sống một cuộc đời đơn giản hơn. Rồi bạn mệt mỏi. Bạn chán nản. Bạn cảm thấy áp lực, quá tải và đến cuối cùng bạn tự đánh bại chính mình.

Nhìn lại danh sách công việc cần làm

Theo nghiên cứu, cứ mỗi phút bạn lập kế hoạch sẽ tiết kiệm cho bạn 10 phút hành động và để dành 1.000% năng lượng. Nhưng bạn lại không có thói quen lên danh sách công việc.

“Không, Long. Tôi luôn lên danh sách công việc của mình mỗi khi bắt đầu.”

Vậy bạn có cam kết và bắt buộc bản thân bằng mọi giá phải hoàn thành những việc trong danh sách đó không? Nếu không, lên danh sách công việc chẳng qua chỉ là để ngắm mà thôi.

Cách giết chết thời gian một cách khoa học nhất là dành thời gian để lên danh sách công việc cần làm và không bao giờ làm theo danh sách đó. Lên danh sách công việc thì dễ, nhưng kỷ luật làm theo những gì bạn đã liệt kê ra là việc vô cùng khó.

Lập danh sách những việc cần làm dường như đã không còn tác dụng trong thế giới ngày nay nữa. Tôi không nói những việc mà bạn đã hoàn toàn biết rồi, tôi không muốn bạn dành thời gian chỉ để đọc những thứ vô bổ, mà thực ra thì bạn đã dành quá nhiều thời gian để đọc những thứ vô bổ từ bấy lâu nay rồi còn gì. Tôi muốn bạn hướng tới một điều thực tế hơn cả danh sách công việc cần làm, đó là danh sách những việc cần hoàn tất.

Lên một danh sách những việc cần hoàn tất

Có một sự khác biệt rất lớn giữa những người hiệu suất cao với những người hiệu suất thấp, và cả người thành công với những người không thành công nữa, đó là không phải họ phải làm những việc cần phải làm - mà là họ bắt buộc phải hoàn tất những gì cần phải hoàn tất - dù sống dù chết họ cũng phải hoàn tất nó.

Khi tôi nhìn vào danh sách công việc của bạn, tôi không quan tâm lắm về việc liệu bạn làm bao nhiêu việc hay có bao nhiêu thứ cần giải quyết. Tôi chỉ quan tâm một thứ duy nhất: Tất cả những thứ này đã hoàn tất hay chưa? Nếu bạn nói rằng nó đã hoàn tất, hãy cho tôi xem kết quả của việc hoàn tất đó.

Nếu chưa, hãy lập lại danh sách những việc bắt buộc bạn cần phải hoàn tất và thực hiện nó ngay lập tức. Lời nói có thể lừa dối, hành động có thể lừa dối, nhưng kết quả thì không bao giờ.

“Ồ, coi nào, có gì khác biệt đâu chứ?”

Trông có vẻ như danh sách công việc cần làm và danh sách công việc cần hoàn tất đều hướng về năng suất trong tương lai, tuy nhiên, 02 danh sách này lại vô cùng khác biệt về tư tưởng.

Danh sách công việc của bạn chẳng qua chỉ là một danh sách ao ước, rằng công việc sẽ được làm và sẽ được hoàn tất. Bạn chỉ hướng tâm trí tới việc làm hay không làm nó, và nó cũng chẳng qua chỉ là một loạt công việc bạn liệt kê ra cho vui chứ thực chất không biết nó có phù hợp với năng lực và giới hạn về thời gian mà bạn có thể hoàn tất được nó hay không. Bạn thích liệt kê mấy chục hay mấy trăm công việc cần làm trong ngày cũng được. Nó không có bất kỳ tính cam kết và kỷ luật nào cả.

Danh sách công việc cần hoàn tất là danh sách bắt buộc bạn phải liệt kê ngắn gọn, tập trung, cụ thể và bám sát mục tiêu cũng như KPI của mình. Và quan trọng là nó ép buộc bạn phải chia ra đâu là công việc “làm cũng được, không làm cũng không sao” với những việc “bắt buộc phải hoàn tất nó dù bất cứ giá nào”.

Quá trình chính là thứ giết chết năng suất nhất. Danh sách những việc cần hoàn tất chỉ quan tâm là bạn đã hoàn tất hay chưa, nó không quan tâm đến quá trình. Bởi vậy nên không có khái niệm về quản lý thời gian, chỉ có những việc cần phải hoàn tất và những việc không cần hoàn tất. Nếu bạn hoàn tất những việc bắt buộc bạn phải hoàn tất, thời gian sẽ tự động “vào guồng” mà bạn hoàn toàn không lo lắng gì cả.

“Nhưng Long à, những việc đó và những việc khác đều cần được hoàn tất.”

Đó chính là vấn đề. Quá nhiều thứ cần được hoàn tất, và thực sự thì có quá ít thứ bắt buộc bạn phải hoàn tất. Vấn đề không phải là bạn không biết việc nào cần hoàn tất, vấn đề là bạn không dũng cảm nói KHÔNG với những việc cần làm và nói CÓ với những việc bắt buộc bạn phải hoàn tất bằng mọi giá.

Bắt đầu bằng cách học nói “không”

Warrent Buffet nói rằng: “Sự khác biệt giữa người thành công và người rất thành công là người rất thành công thường nói KHÔNG với gần như tất cả mọi thứ.”

Bạn có một nỗi sợ khủng khiếp khi nói “Không!”. Thực tế thì bạn vô cùng bối rối cũng như không quen lắm với việc nói “Không!”

Vậy thì bạn sẽ nói gì? Bạn nói “CÓ!”. Bạn nói “có” với những việc không thực sự quan trọng, nói “có” với những việc phát sinh lẻ tẻ và nói “có” với những việc trông có vẻ cấp bách nhưng thật ra hoàn toàn có thể loại bỏ nó. Bận trở thành hình mẫu đáng yêu trong công ty khi giúp đỡ tất cả mọi người. Và đến cuối tuần thì bạn lại than rằng: “Tôi có quá nhiều việc cần phải làm”.

Quá nhiều việc cần phải làm chính là vấn đề. Thực tế thì ai cũng nhiều việc cần làm, nhưng thay vì tập trung vào việc cần làm, hãy tập trung vào những việc cần hoàn tất. Muốn vậy, chúng ta phải nói KHÔNG với những việc không có giá trị với mình.

“Nhưng Long à, nói KHÔNG khó lắm!”

Không. Nói “KHÔNG” không khó đâu anh bạn. Thực sự nó rất dễ và vô cùng thú vị đấy. Hãy nói theo tôi nào: “KHÔNG!”

“Không!”

Hơi yếu đấy. To lên một tí nào: “KHÔNG!”

“KHÔNG!”

Ổn hơn rồi đó. To lên một tí nữa nào: “KHÔNG!”

“KHÔNG!”

Cảm giác thế nào? Thú vị chứ? Nói lại lần nữa nào: “KHÔNG!”

“KHÔNG!”

Tuyệt. Nhìn xem, bạn làm được rồi kìa!

Bạn không thể vừa nói không lại vừa nói có cùng một lúc. Nếu bạn nói không với những việc không tạo ra giá trị thì đồng nghĩa với việc bạn tập trung vào việc bạn đang làm và hoàn tất chúng, nhiều hơn là tập trung vào những việc không đáng bỏ thời gian ra để làm.

Nhiều người hỏi tôi rằng: “Long, tại sao anh lại làm việc điên cuồng từng giây, từng phút mỗi ngày như vậy?”

Đó là bởi vì tôi biết được rằng bất kể giây phút nào tôi không làm việc, tôi lấy đi thời gian và tiền bạc của công ty mình; bất kể giây phút nào tôi không làm việc, tôi lấy đi thời gian bên gia đình và người thân của mình; bất kể giây phút nào tôi không làm việc, tôi tự lấy đi cơ hội phát triển từng ngày của bản thân mình; và quan trọng hơn hết, bất kể giây phút nào tôi không làm việc, tiền trong túi tôi sẽ bị lãng phí một cách vô ích, vì tôi ý thức được rằng: Thời gian chính là tiền bạc.

Muốn nhận nhiều hơn thế nữa? Tìm đến Hệ thống toàn diện của tôi về Năng suất với hơn 150 videos, gần 500 bài học, nằm trong 11 chương trình của series Maximize Productivity Performance. Dĩ nhiên, bạn cũng có thể “thử” trải nghiệm MIỄN PHÍ để tin vào quyết định đúng đắn của mình tại đây với 17 tâm lý học về Hiệu suất. Hẹn gặp bạn tại chuỗi bài học tiếp theo.

Nguyễn Khắc Long
Chuyên gia Huấn luyện Năng lực Doanh Nghiệp