Bí quyết của nhà quản lý thành đạt: Đừng làm tất cả mọi việc

08/11/2016
3,432
0

Hầu hết các nhà quản lý dự án đều am hiểu quy trình để đưa dự án đi vào hoạt động hiệu quả như lập kế hoạch, tổ chức, theo dõi và quản lý các công việc, nguồn lực để hoàn thành các mục tiêu đặt ra với nhiều ràng buộc về thời gian, chi phí và các nguồn tài nguyên.

Tuy nhiên khi người ta nói đến một doanh nghiệp, một nhà quản lý thành công hay thất bại, không phải do quản lý tốt các số liệu hay biểu đồ… mà người ta chỉ ngay đến người đó có đủ năng lực quản trị nhân sự hay không hoặc thiếu kinh nghiệm trong chiến lược con người.

Phẩm chất cần có của nhà quản lý.

Theo David C. Baker của 99u, 10 tiêu chí để trở thành nhà quản lý thành công chỉ tóm gọn trong một câu: không cần làm quá nhiều việc. Đó là tất cả phẩm chất cần có để xây dựng một nhà lãnh đạo có tầm ảnh hưởng lớn đến mọi người.

Ông nói rằng các nhà quản lý dự án chỉ cần thực hiện những bước quản lý cơ bản: khả năng lắng nghe, sự ảnh hưởng, quan sát và thiết lập các công việc có thể đạt được, nhưng với đầy thử thách.

Những kĩ năng trên sẽ mang tầm nhìn rõ ràng cho đội dự án, là một trong những đặc điểm quan trọng nhất để trở thành một người quản lý hiệu quả. Sai lầm hầu hết của nhà quản lý là không nêu rõ định hướng cho dự án và nhân viên luôn trong tình trạng choáng ngợp công việc.

Dù bạn có bề dày 2 đến 20 năm kinh nghiệm trong việc quản lý dự án, thì các chiến lược sau đây sẽ giúp bạn quản lý dự án tốt hơn. Hãy chắc chắn rằng bạn luôn ghi nhớ nó.

Đồng thời, bạn sẽ xác định được cần phải cải thiện gì, dẫn dắt đội ngũ tốt hơn, từ đó bạn vừa có thể kiếm thu nhập cao vừa lấy được sự tôn trọng của mọi người. Không những thế, nó sẽ giúp bạn hiểu làm thế nào để nhận được nhiều sự ủng hộ của nhóm và ưu đãi nhân viên những gì để họ hài lòng thay vì chỉ trả lương cao.

Tạo một nhóm biết truyền đạt từ một người biết lắng nghe.

Giao tiếp đã thực sự là một kĩ năng không thể thiếu đối với nhà quản lý thành đạt, hãy tạo một mạng lưới thông tin liên lạc hiệu quả trong nhóm của bạn.

"Hãy để mọi người xem bạn như một cuốn sách mở lòng. Những lo lắng, thành công, những bài học của bạn nên nhiệt tình san sẻ với mọi người hay khuyên nhủ họ những điều nên làm và không nên."

Các nhà quản lý dự án thành đạt luôn tập trung tạo ra một môi trường biết truyền đạt những suy nghĩ và ý tưởng của từng cá nhân.

Sẽ hiệu quả hơn nếu lập một kế hoạch để giao lưu trò chuyện với mọi thành viên, đừng quan ngại đến số lượng bao nhiêu người mà hãy chú ý những điểm sau đây:

Gặp gỡ mọi người thường xuyên. Cho dù đó là trực tuyến hoặc offline, rất cần thiết khi sắp xếp các cuộc gặp tạo mối quan hệ đồng nghiệp thân thiết. Họ sẽ có thời gian và cơ hội để báo cáo tiến độ, phản hồi và chia sẻ những vướng mắc hoặc các vấn đề sắp tới phải đối mặt. Hoặc gặp nhau để ăn mừng một thành công nào đó, bạn có một cơ hội nhận biết được những người cảm thấy chán nản hoặc làm việc thiếu năng suất trong nhóm. Và tất nhiên nên mời tất cả mọi người để không ai cảm thấy bị bỏ rơi.
Trình bày rõ mục đích cuộc họp. Nhân viên nắm bắt được điểm mấu chốt và thảo luận theo đúng kế hoạch và lịch trình, họ biết được hướng đi và làm việc năng suất hơn.
Khi nói đến giao tiếp, bạn cần phải chọn phương tiện thích hợp để giữ liên lạc như thông qua tin nhắn, phần mềm cuộc gọi video hoặc công cụ tổ chức trực tuyến. Nên hỏi ý kiến nhân viên và bình chọn công cụ nào phù hợp với mọi người nhất, bạn có thể mở một tài khoản cho cả nhóm như Slack, Trello hoặc trên nền tảng quản lý dự án như Workbook, sẽ có cái nhìn trực quan để tổ chức linh hoạt hơn.
Cởi mở giao tiếp là một trong những cách để giải quyết xung đột hiệu quả. Mọi người cảm thấy có thể thảo luận mọi vấn đề một cách tự tin và thành thật với tất cả thành viên tham gia.

Phương án chiến lược của bạn cần một kế hoạch giao tiếp thực sự hiệu quả.

Điều này khuyến khích team bạn tạo mối quan hệ mạnh mẽ và tránh những tình huống tranh cãi, đặc biệt quan trọng nếu nhân viên đang đi công tác xa và luôn cần sự hỗ trợ từ những nhân viên khác. Hãy luôn trở thành một bờ vai đắc lực và an toàn của mọi thành viên.

Lắng Nghe!

Giao tiếp hiệu quả được gọi là hoạt động hai chiều, vì vậy bạn phải luôn lắng nghe một cách chủ động.

Để giữ cho team bạn luôn sẵn sàng làm việc có năng suất nhất, bạn nên lắng nghe và tư vấn các bước thực hiện tiếp theo sau khi công nhận những đóng góp của họ.

“Hãy lắng nghe thận trọng, tích cực những lập trường và quan điểm dù xấu hay tốt” – John Rampton-inc.com

Làm việc với một người luôn biết lắng nghe, team sẽ có cảm tình sâu sắc với bạn.

Hãy thúc đẩy tinh thần làm việc của team bằng một nhà lãnh đạo biết cách truyền cảm hứng.

Hay nói cách khác, gây cảm hứng cho team làm việc thành công, có nghĩa là họ thực sự thích bạn.

Những ông chủ dự án hàng đầu luôn thể hiện sự nhiệt tình và hứng thú của mình cho từng dự án. Họ cởi mở bộc lộ sự thích thú hay bực tức khi làm việc.

Nhân viên của bạn không cần một người trong đầu chỉ chăm chú vào các bản báo cáo, màn hình máy tính, đòi hỏi thực hiện công việc qua skype, mà đội ngũ của bạn muốn một người luôn bên cạnh và học hỏi cùng với họ.

Nếu dự án đang bị trì trệ, bạn không nên quan tâm đến lịch trình bận rộn của mình mà hãy giúp đỡ, hướng dẫn, thảo luận với team bạn. Nó làm bạn được đánh giá cao và họ sẽ được truyền cảm hứng bởi sự quyết tâm đó để tìm được hướng giải quyết tốt nhất dù có bất kì khó khăn nào.

Trí tuệ cảm xúc

Trí tuệ cảm xúc đóng một vai trò rất lớn trong việc có một đội ngũ đoàn kết.

Kết quả từ một nghiên cứu tâm lý trong quản lý dự án cho thấy, người mà có chỉ số trí tuệ cảm xúc cao là một người quản lý dự án thành công.

Richard Branson một trong những doanh nhân vĩ đại, đối xử nhân viên như gia đình, nguyên tắc duy nhất của ông để thành công. Hỗ trợ và khuyến khích nhân viên, cho họ thấy sai lầm họ có thể gặp và cần phòng ngừa, đây là cách tốt nhất để truyền cảm hứng và xây dựng các mối quan hệ.

Bạn có thể là người quản lý thành đạt chỉ với một phần sức lực.

Thành công cần được chia sẻ.

Để đạt được sự tôn trọng từ nhân viên, bằng cách cho lại kiến thức và kinh nghiệm quý báu của bạn. Thử nghĩ xem, bạn sẽ không có chỗ đứng khi không cần học hỏi từ các đồng nghiệp và thần tượng của mình, vì thế nhóm bạn cũng không ngoại lệ. Bằng cách chia sẻ những câu chuyện thành công và thất bại, bạn có bộ công cụ để xây dựng và nuôi dưỡng nhóm dự án tài năng, luôn tôn trọng bạn.

Hãy trò chuyện với nhân viên về những thất bại và sai lầm của bạn, sau đó nói với họ những gì bạn học được, và làm thế nào mà bạn có thể đạt được thành tựu như ngày hôm nay.

Dành thời gian với đội ngũ.

Ngồi với nhân viên và bạn có thể đề nghị phương pháp để họ quản lý công việc, con người và nguồn lực hiệu quả hơn. Hãy cho họ biết bạn cũng là một nguồn lực cho họ để học hỏi và nền tảng để phát triển.

Khuyến khích email, đặt câu hỏi bất cứ khi nào họ cần, bạn sẽ thích thú với sự nhiệt tình đó, và có những cảm xúc khoái chí về giá trị bản thân. Bạn có thể nghĩ rằng, “tôi đã làm được rồi và bây giờ tôi có những kỹ năng giúp đỡ người khác, thậm chí làm việc còn hiệu quả hơn trước” - Đó là một cảm giác tuyệt vời!

Nếu bạn là nhà quản lý thành công thì phải đánh giá cao năng lực từng người khi nhóm bạn đã có những kỹ năng vô giá, cho họ biết lý do vì sao bạn tuyển dụng họ.

Mở một cuộc gặp chia sẻ kỹ năng cho toàn bộ thành viên tham gia, tìm hiểu về nhau thường xuyên hơn, bạn không bao giờ biết, bạn có thể học một hoặc hai thủ thuật mới từ chính nhân viên mình.

Tôn trọng kiến thức của họ, sau đó giúp họ sử dụng nó tốt hơn.

Đánh giá cao và ghi nhận những thành tựu.

Ghi nhận thành công, dù là nhỏ nhất, là một bí quyết của một nhà lãnh đạo thành đạt. Có 100 người theo dõi trên Instagram trong tháng này? Những điều nhỏ nhặn như vậy thôi, hãy trao một lời khen cho họ.

Những tình huống như thế nghe có vẻ phi lý, nhưng đối với họ nó có ý nghĩa rất lớn để đạt được chúng, hãy nói họ biết họ đã làm tốt đến thế nào, từng thành tích mà họ đạt được. Nó sẽ giúp xây dựng trong họ một động lực làm việc mạnh mẽ, và họ sẽ cảm thấy luôn được bạn hỗ trợ hết mình và là một phần không thể thiếu của một đội ngũ để chạy dự án vững chắc và thành công.

Đội ngũ mà bạn quản lý làm việc chăm chỉ trên từng giờ sẽ đạt được mục tiêu đề ra dù có khó khăn thế nào; họ xứng đáng được công nhận và khen thưởng, vì vậy muốn trở thành nhà quản lý thành đạt nên khuyến khích và động viên họ để thành công trong công việc chứ không phải chỉ đưa tiền là xong.

Nếu bạn muốn công việc được trôi chảy, thúc đẩy tinh thần đội dự án, lắng nghe những gì họ muốn, đam mê hay đơn giản là muốn ăn gì vào buổi tối. Sau đó, hậu đãi những gì đạt được.

Sau đây là một số ý tưởng ưu đãi ăn mừng chiến thắng với đội dự án:

Tạo cơ hội để sống một cuộc sống khỏe mạnh, ví dụ như một thuê phòng tập thể dục, các lớp học yoga, thiền và tĩnh tâm.
Khuyến khích làm việc để đạt mục tiêu nhỏ: sinh tố miễn phí, đi làm muộn hoặc một thêm nửa giờ ăn trưa.
Ưu đãi thêm 1 ngày nghỉ phép vì sự chăm chỉ của nhân viên
Thức ăn miễn phí, nhưng khi mỗi thành viên chọn món họ muốn, hãy để cả nhóm cùng thưởng thức
Những người làm việc cả ngày lễ và ngày nghỉ cuối tuần, cung cấp thêm thời gian cho gia đình và bạn bè nếu họ đã làm việc tốt trong tháng đó.
Làm việc từ xa là một xu hướng làm việc mới. Nó giúp việc trông trẻ và tạo ra một cảm giác tự do vì không tạo sự gò bó ở một nơi nào đó. Nếu có thể chứng minh họ làm việc tốt từ xa, hãy cho họ cơ hội – biết đâu họ sẽ đóng góp cho công ty tốt hơn.

Bạn đã thực sự là một nhà quản lý thành đạt? Hãy nghe lời khuyên đi, trước khi chạy dự án, bạn hãy đưa ra lời khuyên và chia sẻ với tất cả các thành viên và nghe ý kiến của từng người.

Bạn cần nguồn cảm hứng từ các nhà quản lý dự án nổi tiếng?

Dưới đây là một tài liệu tham khảo, chúng tôi nghĩ có thể hữu ích cho bạn: