Những yếu tố nào nên được xem xét khi quyết định triển khai hệ thống quản lý tại agency?

Thực hiện nhiều công việc cùng một lúc sẽ rất khó nếu không sử dụng một hệ thống quản lý. Nên việc đầu tư vào một hệ thống cho toàn doanh nghiệp còn có rất nhiều điều phải cân nhắc, việc thực thi và áp dụng nó như thế nào để hệ thống hoạt động thật sự hiệu quả.

WorkBook gợi ý một số bước cơ bản để giúp chúng ta quyết định thiết lập hệ thống quản lý nào là tốt. Thay vì bằng những bài thuyết trình dài dòng và những báo cáo kinh doanh ấn tượng, một bữa trưa sang trọng, thì chỉ nên tập trung vào việc tìm hiểu nhu cầu quản lý của một agency.

Hãy xem đây là những bước cơ bản để quyết định thiết lập một hệ thống quản lý:

• Hãy thành thật với khả năng, nguồn lực của doanh nghiệp.

Việc luôn hài lòng với những tài liệu báo cáo kinh doanh, có thể là lúc nhận ra mình chưa thật sự hiểu toàn bộ hoạt động bên trong của doanh nghiệp. Đây luôn là tình huống rất bất lợi cho agency, nếu chúng ta thật sự không biết những phát sinh hoặc rủi ro nội tại trong doanh nghiệp.

Điều hành một agency không phải là công việc dễ dàng, chúng ta biết những phát sinh sẽ tồn tại, nhưng lại chưa thật sự có những phương án dự phòng. Và hãy tìm cho mình những nguồn lực tư vấn, tham khảo ý kiến của những doanh nghiệp khác.

• Xác định các nhu cầu thực sự của mình.

Đây là một câu hỏi khó khi những mục tiêu chiến lược mà doanh nghiệp đề ra đều độc lập. Nếu hệ thống quản lý đó được sử dụng trong nhiều loại doanh nghiệp khác nhau, vậy có chắc chắn rằng một hệ thống đáp ứng được tất cả ngành nghề? Phải chắc chắn là hệ thống quản lý đó là giải pháp chuyên môn được thiết kế giành riêng cho doanh nghiệp của mình, đương nhiên là giành cho ngành agency quảng cáo.

• Định nghĩa rõ nhu cầu của khách hàng.

Đặc biệt là làm cách nào mà hệ thống phần mềm giúp việc báo cáo và hợp tác trong công việc thuận tiện? Rất nhiều agency tiêu tốn thời gian thực hiện và điều chỉnh thông tin dự án dựa trên những yêu cầu đầu vào của khách hàng. Vì kiểm tra nếu nó có khả năng thêm bổ sung những góp ý từ bên ngoài, dễ dàng hơn nếu khách hàng phản hồ trực tiếp trong quá trình thực hiện dự án. Thu thập dữ liệu báo cáo dễ dàng, mục tiêu chung là làm sao quá trình làm việc trôi chảy và hoàn thành hiệu quả.

• Tính toán chi phí sử dụng.

Hãy tìm ra những phương án thay thế có thể giúp tiết kiệm kinh phí đầu tư lớn mà doanh nghiệp sẽ bỏ ra. Ngày nay, rất nhiều hệ thống phần mềm ra đời với những tính năng rất cơ bản, cho phép khách hàng thử nghiệm và phổ biến cách vận hành. Nhưng thường thì những mô hình hệ thống này lại làm cho doanh nghiệp xem xét về những lợi ích lâu dài, khi nào và cách thức mà hệ thống được nâng cấp.

• Đánh giá hệ thống hỗ trợ.

Nhanh như thế nào và tốt như ra sao? Hệ thống có hỗ trợ đầy đủ không? Chúng ta có thể kiểm tra được các tính năng hỗ trợ không? Có bao nhiêu hình thức hỗ trợ tồn tại? Có thể tìm ra bất cứ xác thực độc lập nào khác không? Khi triển khai một hệ thống, hỗ trợ là ưu tiên hàng đầu. Nên hãy đánh giá tốc độc và tiến trình hỗ trợ nhé.

• Tham khảo môi trường lân cận

Mỗi hệ thống cung cấp đều có những khách hàng điển hình, quan sát và theo dõi xem họ nói gì về nhà cung cấp hệ thống cho chúng ta, trên mạng xã hội Twitter/Facebook. Khách hàng của nhà cung cấp đó có hài lòng không? Tìm kiếm trên những diễn đàn, hỏi những người đồng nghiệp trong ngành, những câu trả lời trên Linkedin. Cách mà người dùng cảm nhận về hệ thống. Vì môi trường agency khá nhỏ để chúng ta có thể tham khảo ý kiến xem, liệu hệ thống đó là giải pháp tốt cho doanh nghiệp của mình hay không.

• Hệ thống đáp ứng được nhu cầu của chúng ta?

Tiêu tốn rất nhiều thời gian, đặc biệt là hệ thống hỗ trợ, nếu chúng ta cần có một vài hệ thống hỗ trợ khác nhau để xác định nhu cầu. Thì cũng nên tham khảo những hệ thống khác nhau để biết rõ hệ thống đó có thật sự đáp ứng cho nhu cầu của mình hay không.

Vì dễ lắm, việc đào tạo toàn bộ một hệ thống mới có thể vắt kiệt sức nhân viên của mình, và tiêu tốn nguồn lực để giải quyết những rủi ro nội tại.

Một hệ thống lâu bền thường thì có chi phí cao hơn, nhưng bù lại chúng ta sẽ có nhiều thời gian hơn.

• Đặt ra những câu hỏi khó.

Nên gặp một chuyên viên tư vấn hệ thống tiềm năng, hoặc đại diện kinh doanh của hệ thống đó với những câu hỏi hóc búa. Hỏi thật nhiều và ghi chép lại những câu trả lời, và dễ dàng có những câu trả lời. Lúc này chúng ta có thể gặp vài tình huống không thoải mái với việc thích sản phẩm nhưng không thích người bán. Khi đó chúng ta nên xem xét sẽ làm việc với ai và tin tưởng ai.

• Hệ thống có thật sự được triển khai riêng cho chúng ta?

Hệ thống quản lý ERP thường sẽ được xây dựng phù hợp với vài ngành nghề nhất định giống như việc hiểu được ngôn ngữ và nhu cầu của nhau. Cũng dễ áp dụng hơn, tiết kiệm thời gian và nỗ lực của doanh nghiệp. Đồng thời, hệ thống quản lý đó đáp ứng được những nhu cầu riêng biệt, giúp nhân viên dễ thở hơn khi sử dụng.

• Tập trung vào ROI

Rẻ nhưng có khi lại mắc. Thay vì tập trung vào giá trị mang lại qua việc đầu tư vào hệ thống, tập trung vào việc theo đuổi những tập khách hàng tiềm năng thực sự. Bên cạnh đó, chúng ta lại có thể dễ dàng theo dõi, thỏa thuận với nhà cung cấp hơn, thay vì tìm cách phản biện họ.

Những chia sẻ bên trên chưa hoàn toàn đầy đủ, nhưng cũng giúp chúng ta phần nào hiểu rõ những gì mình sẽ đối mặt, và quyết định tìm cho agency của mình một hệ thống tốt, một đối tác tin cậy để cùng làm việc.

Đặc biệt, hãy đảm bảo đối tác triển khai hệ thống phải có đủ kinh nghiệm trong ngành nghề của chúng ta, xác định được những nhu cầu sâu xa và giải quyết chúng tận gốc. Quyết định cho một hệ thống quản trị doanh nghiệp không phải là việc mà chúng ta muốn làm lại nhiều lần, nên hãy bảo đảm chúng ta thật sự thoải mái và tin tưởng vào nhà cung cấp hệ thống.

Nếu thật sự chưa rõ ràng, chúng ta nên tin tưởng vào trực quan và thông tin có được qua việc tìm kiếm, để có được những quyết định tốt nhất.

Nguồn www.workbook.net