Mẫu kế hoạch hoàn hảo dành cho công ty tổ chức Year End Party hiệu quả và tối ưu chi phí Lưu

Cyber Show
Brand, Cyber Show JSC

Sau những bận bịu và mệt mỏi với hàng tá công việc cuối năm; một buổi tiệc Year End Party sẽ là liều thuốc tinh thần quý giá dành cho mọi người. Nhưng cuối năm luôn là thời điểm “chạy nước rút” để hoàn thành chỉ tiêu của các công ty, doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để tổ chức bữa tiệc cuối năm một cách hoành tráng, nhưng cũng phải nhanh chóng và tiết kiệm nhất? Bí quyết 5 bước để lên kế hoạch tổ chức Year End Party sau đây sẽ là giải pháp hữu hiệu cho doanh nghiệp.

Mẫu kế hoạch tổ chức Year End Party hiệu quả và tối ưu chi phí nhất.

I. Year End Party là gì?

Year End Party là buổi tiệc cuối năm thường niên trong văn hoá doanh nghiệp. Ngoài mục đích tổng kết và gửi lời tri ân từ ban lãnh đạo. Đây còn là thời điểm lý tưởng cho một bữa tối ấm cúng tình đồng nghiệp. Để cùng nhìn lại chặng đường đồng hành bên nhau suốt năm vừa qua. Và thổi bùng lên khát khao cống hiến, tạo động lực để phấn đấu cho năm mới sắp đến.

II. Kế hoạch tổ chức Year End Party

1. Hình thành chủ đề, ý tưởng cho tiệc cuối năm

a. Chủ đề:

Chủ đề cho sự kiện được hiểu là nội dung ngắn gọn mang tính khái quát, biểu tượng chứa đựng các ý tưởng, mục đích, nội dung, hình thức... của sự kiện. Chủ đề cũng là cơ sở đề xây dựng chương trình, kế hoạch tổ chức sự kiện; nên nó phải chứa đựng đầy đủ các thông tin cơ bản như: Hình thức tổ chức, tên chủ đầu tư, nội dung cơ bản của sự kiện, thời gian cho sự kiện.

Các hình thức tiệc cuối năm có thể kể đến:

  • Tiệc Year End Party tri ân các thành viên trong công ty.
  • Tiệc cuối năm kết hợp hội nghị khách hàng.
  • Ý tưởng tiệc cuối năm cũng có thể đơn thuần là teambuilding để vui chơi, giải trí.
  • Tiệc tổng kết cuối năm, liên hoan cuối năm.

b. Ý tưởng:

Cuối năm có rất nhiều buổi tiệc tùng, vì thế nếu ý tưởng buổi tiệc cuối năm không có sự mới mẻ, sáng tạo, thì chắc chắn sẽ lu mờ và không để lại nhiều ấn tượng cho khách tham dự. Đây là một số ý tưởng Year End Party doanh nghiệp có thể áp dụng như sau:

  • Dạ tiệc Đen và Trắng: Buổi tiệc với tông màu chủ đạo là đen và trắng. Đây là những màu cơ bản nhưng vẫn thể hiện được sự trang trọng, quý phái. Khách mời tham dự sẽ được yêu cầu trang phục theo dress code buổi lễ.
  • Pool party: Tổ chức tiệc tại bể bơi. Đây là xu hướng sự kiện mới mẻ, hiện đại. Thích hợp cho những công ty, doanh nghiệp có số lượng tương đối ít. Các thành viên ở độ tuổi trẻ trung, năng động.
  • Tiệc picnic/cắm trại: Không gian tổ chức ngoài trời. Trên các bãi cỏ rộng, hoặc các khu du lịch sinh thái được bài trí giản dị, thân thiện. Bàn tiệc dài bằng gỗ, xung quanh là những ánh đèn vàng lộng lẫy. Và menu chủ yếu gồm các món ăn dân dã.
  • Hành trình cuối năm: Sân khấu sẽ được trang trí như một chiếc xe buýt, hoặc một con tàu, để nói đến một hành trình của doanh nghiệp.

2. Lập danh sách khách mời

Số lượng khách tham dự ảnh hưởng trực tiếp đến nhiều quy trình tổ chức. Nếu không mặc định được số lượng khách tham dự thì rất dễ dẫn đến quá tải cho buổi lễ. Doanh nghiệp sẽ mất kiểm soát chương trình. Thiếu hụt ngân sách đã hoạch định.

Doanh nghiệp có thể tham chiếu quy trình lập danh sách sau:

Bước 1: Thống nhất về số lượng và cơ cấu khách mời.

Bước 2: Lập các loại danh sách khách mời.

Tương ứng như cách phân loại khách mời, cần phải lập các loại danh sách khách mời như:

  • Danh sách khách mời VIP.
  • Danh sách khách mời chính thức: là những khách mời mà doanh nghiệp muốn và ưu tiên cho sự có mặt của họ trong sự kiện (Nhân viên, khách hàng, đối tác…)
  • Danh sách khách mời dự bị.
  • Danh sách khách mời là cơ quan truyền thông.

Trong danh sách khách mời khi mới lập ra thường chỉ cần các thông tin cơ bản như:

  • Họ tên của khách mời.
  • Chức danh/ đơn vị công tác.
  • Địa chỉ liên hệ.
  • Thông tin liên hệ bao gồm số điện thoại, email, website.
  • Những điểm cần chú ý trong sự kiện.

3. Xác định thời gian, địa điểm tổ chức Year End Party

Thời gian tổ chức Year End Party thường sẽ rơi vào ngày cuối tuần của tuần cuối tháng. Vừa vào thời điểm cuối năm và cũng là ngày nghỉ của tất cả mọi người. Khoảng thời gian diễn ra sự kiện kéo dài vào tầm 120 phút. Nên vào khung giờ 18g - 20g. Thời gian sự kiện quá ngắn rất khó đạt được mục đích của buổi lễ. Còn nếu quá dài thì sẽ gây nhàm chán và mệt mỏi cho khách mời.

Căn cứ theo không gian tổ chức sự kiện, người ta có thể chia thành các loại sau: Không gian ngoài trời: (nhà hát lộ thiên, sân vận động, quảng trường, bãi biển, khu du lịch sinh thái, khu vực biểu diễn công cộng). Và không gian trong các phòng tổ chức sự kiện (các trung tâm hội nghị, hội thảo, khách sạn, nhà hàng, nhà văn hóa).

Có rất nhiều sự lựa chọn về địa điểm tổ chức tiệc cuối năm. Nhưng doanh nghiệp nên nắm rõ một số lưu ý dưới đây để có được địa điểm tốt nhất:

  • Địa điểm dễ tìm, không cách xa trung tâm thành phố.
  • Bố cục, không gian phù hợp với các hoạt động đã lên kế hoạch.
  • Khu vực sân khấu rộng rãi và an toàn.
  • Là không gian đủ lớn cho số lượng khách đã hoạch định.
  • Có bãi đổ xe rộng rãi.

4. Chuẩn bị các tiết mục cho chương trình

Tiết mục chương trình Year End Party sẽ bao gồm cả phần văn nghệ và phần tiệc.

Phần văn nghệ có thể lựa chọn các tiết mục như sau:

  • Tiết mục ca múa nhạc, xiếc, kịch từ nhân viên công ty hoặc nghệ sĩ khách mời.
  • Tiết mục trò chơi đồng đội cho khách mời.
  • Lưu ý tiết mục “key moment” có thể gây ấn tượng nhất.
  • Tiết mục khen thưởng trao quà tri ân, vinh danh các nhân viên đã có thành tích xuất sắc, vượt bậc.
  • Chương trình bốc thăm trúng thưởng.
  • Video trình chiếu ngắn gọn quá trình của doanh nghiệp (hình thành, thành tựu).
  • Nếu chương trình có các tiết mục văn nghệ do ca sĩ, nghệ sĩ trình diễn; thì cần liên hệ từ trước 1 đến 2 tháng tuỳ vào mức độ nổi tiếng của họ. Để có thể thương lượng giá cả với họ.

Setup bàn tiệc Year End Party chuyên nghiệp thể hiện sự sang trọng và đẳng cấp của sự kiện.

Phần tiệc có thể là theo bàn và mặc định số lượng món ăn, hoặc tiệc buffet. Nhưng cũng phải đầy đủ các món:

  • Món khai vị: Gồm 1- 2 món. Nên có gỏi rau hoặc soup để tạo cảm giác thèm ăn hơn.
  • Món ăn chơi (Sau khai vị): Từ 1 - 2 món: Gồm những món chiên, xào, hấp: chả giò chiên, tôm hấp.
  • Món ăn no (Món chính): Giàu đạm, tinh bột như cơm chiên, lẩu, gà bó xôi.
  • Món tráng miệng: Có thể là những món thanh nhiệt như trái cây, chè hạt sen, chè khúc bạch, rau câu.
  • Nước uống: Nước suối, nước ngọt, bia, rượu vang.

5. Lên ngân sách

Khi lên ngân sách, doanh nghiệp cần hoạch định các yếu tố cần phải chi. Cụ thể bao gồm:

  • Thuê địa điểm, đồ dùng tại địa điểm.
  • Đồ ăn thức uống.
  • Trang trí bao gồm hoa, bóng bay, cổng chào.
  • Âm thanh ánh sáng bao gồm loa, đèn, nhạc, màn hình.
  • Văn nghệ bao gồm ca hát, nhảy múa, nhạc kịch, thuê ca sỹ.
  • Set up bao gồm sân khấu, bàn ghế nếu không có trong phí thuê địa điểm.
  • Thiết kế, in ấn bao gồm banner, backdrop, thiệp mời, menu, brochure, place card.
  • Photo, camera.
  • Nhân sự bao gồm nhân công setup, dàn dựng, ca sỹ, PG, tiếp tân, đồng phục.
  • Game, quà tặng.
  • Đi lại, vận chuyển.
  • Giao tiếp nếu có liên quan nhiều đến gọi điện thoại, gửi thiệp mời.
  • Bảo hiểm, bảo vệ (nếu có).
  • Chi phí dự phòng, chi phí phát sinh.

Trên đây là những bước để tổ chức buổi tiệc Year End Party một cách hoàn hảo và tối ưu chi phí nhất. Nhưng trong trường hợp không có quá nhiều thời gian để lên kế hoạch tổ chức; và để buổi tiệc cuối năm này thật sự là ngày để mọi người nghỉ ngơi và vui chơi. Doanh nghiệp có thể liên hệ ngay đến công ty tổ chức sự kiện Cyber Show. Với bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực sự kiện; cùng đội ngũ tổ chức chuyên nghiệp, năng động và sáng tạo. Chắc chắn sẽ làm nên một chương trình Year End Party thật hoành tráng cho doanh nghiệp. Liên hệ nhanh đến Cyber Show ngay hôm nay để nhận được nhiều ưu đãi hấp dẫn!

Nguồn: https://cybershow.vn/to-chuc-year-end-party/

03/12/2018
7,340 lượt xem