Làm thế nào để tổ chức một sự kiện (Phần 1)
Quy trình tổ chức sự kiện đòi hỏi kế hoạch bao quát toàn diện và chuẩn bị các công việc ít nhất là vài tháng trước khi sự kiện diễn ra. Hầu hết, các seminars chạy đều đặn như một cái máy với tất cả các sự kiện trôi qua suôn sẻ theo lịch trình. Tuy nhiên trên thực tế các sự kiện diễn ra với mục đích làm không khí sự kiện phát triển heo hướng tốt nhất, thêm nữa là có nhiều trải nhiệm bổ ích cho người tham gia.
Xây dựng chủ đề khi tổ chức sự kiện
Mỗi sự kiện có 1 chủ đề và mục đích để sắp xếp, lắp đặt thiết bị cho sự kiện, thu hút khán giả mục tiêu hoặc người tham gia, khách mời và các cách truyền thông, tiếp cận. Nói chung, 1 sự kiện về ngành nghề nào thì sẽ thu hút những người hoạt động trong ngành nghề đó tham gia cũng như những nhà tài trợ. Tất nhiên những nhà tài trợ này sẽ được công bố sản phẩm của họ tại sự kiện.
Bên cạnh đó, chủ đề buổi hội thảo cũng sẽ quyết định các kênh tiếp thị nào sẽ được dùng để truyền thông đến công chúng. Điều này cũng đúng với nhóm tiếp thị marketing về hội thảo, những người này cần chủ đề sự kiện để xác định chính xác mục tiêu người tham gia.
Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện
Địa điểm được lựa chọn sẽ phụ thuộc nhiều vào quy mô của sự kiện event. Thông thường, điều này được xác định bởi lượng người tham gia, hiện diện của khách mời danh dự, các hoạt động trong sự kiện, hoặc cần thêm 1 khoảng không gian rộng để phục vụ cho mục đích triễn lãm.
Một buổi hội thảo điển hình khoảng 100 – 200 tham gia có thể tiến hành thoải mái trong phòng hội thảo của khách sạn, hoặc trong phòng học, giảng đường, phòng hội thảo ở các trường. Tuy nhiên những sự kiện có quy mô lớn hơn với lượng người tham gia khoảng 500 – 1000 thì đòi hỏi 1 hội trường lớn, phòng khiêu vũ, khán phòng hoặc trung tâm hội nghị.
Vị trí và tiêu chuẩn chất lượng của địa điểm cũng rất quan trọng, đặc biệt nếu sự kiện có sự tham gia của các VIP. Trong trường hợp này một địa điểm có uy tín sẽ là cần thiết, bao gồm chất lượng tốt và các cơ sở vật chất luôn có sẵn. Luôn là khôn ngoan nếu tìm kiếm thêm vài địa điểm kiểm tra vị trí, mức độ dịch vụ, môi trường xung quanh, và giá cả trước khi đi đến quyết định.
Truyền thông và quảng bá cho sự kiện
Truyền thông cho hội thảo là nhiệm vụ quan trọng nhất và thường khó khăn nhất trong quy trình tổ chức sự kiện, công việc này cũng được xem là nhân tốt chủ chốt quyết định thành công của sự kiện. Bởi vì số lượng người tham gia sẽ phụ thuộc nhiều vào việc bạn truyền thông, quảng bá sự kiện mạnh đến đâu. Sự kiện có đạt được mục đích của nó hay không hay nhà tổ chức có ra về với lợi nhuận cao hay không là phụ thuộc phần lớn và khả năng truyền thông, quảng bá về sự kiện đó. Điều này có nghĩa là chiến dịch marketing và định vị sự kiện đúng đắn phải được thông qua để thu được lượng đăng ký đầy đủ.
Hầu hết những nhà tổ chức sự kiện có ngân sách lớn sẽ quảng bá sự kiện qua các phương tiện ATL (Above The Line) như báo giấy, tạp chí quảng cáo, radio và quảng cáo trên TV. Những thông cáo báo chí được cũng được đến những tờ báo lớn để mọi người nhận thức được là có một sự kiện sắp diễn ra. Thêm vào đó, bạn cũng nên sử dụng các biển quảng cáo lớn và poster được đặt tại những nơi có mật độ giao thông cao để quảng bá sự kiện. Khi bạn sử dụng quảng cáo in, tạp chí chuyên ngành hoặc những tờ báo thì họ phải có đối tượng mục tiêu cho event của bạn, và đối tượng là lượng đọc giả chính của họ. Những mẫu quảng cáo này cũng nên được sao chép bằng văn bản với cách tiếp cận hấp dẫn, nêu bật những lợi ích to lớn khi tham gia.
Tuy nhiên, nếu ngân sách là vấn đề lớn, thì tiếp thị theo BTL (Below The Line) cũng có thể làm nên điều kì diệu. Tiếp thị qua điện thoại là 1 kênh tiếp thị rất hiệu quả để tạo nên sự nhận thức trong nhóm người tham gia. Ngoài ra, cử nhân viên bán hàng tham gia vào event để giải đáp những thắc mắc của người tham dự hội thảo là 1 sáng kiến và rất hiệu quả. Gửi mail hàng loạt đã trở thành 1 trong những phương pháp hiệu quả và tiết kiệm chi phí nhất để tiếp cận 1 lượng lớn khách hàng mục tiêu. Nếu người tổ chức sự kiện đã có cơ sở dữ liệu thì cách này thật sự rất hiệu quả. Nếu không, danh sách các tên thu thập được từ các công ty khác cũng đem lại hiệu quả tương tự.
>> Mời các bạn xem tiếp phần 2 tại đây.